在政府采购招标活动中，招标文件对整个招标过程具有举足轻重的作用。招标文件既是投标人编制投标文件和参加投标的依据，也是评标委员会评标的依据，同时还是签订政府采购合同所遵循的依据，招标文件的大部分内容要列入合同之中。一般情况下，招标人和投标人之间是不进行或只进行有限的面对面交流，投标人只能根据招标文件中的各项规定和要求，编写投标文件。因此，招标文件是联系、沟通招标人和投标人的桥梁，能否编制出完整、严谨、科学的招标文件，直接影响到招标采购的质量和结果，也是招标成功的关键。律师认为在编制招标文件时，应注意以下几个方面：
招标人应根据招标项目的特点和需要编制招标文件，政府采购活动涉及的范围广，包括货物、工程、服务等范围内的很多方面，不同的项目各有自身的特点，因此，招标文件的编制必须以项目为依托，并对采购项目从政策、资金、市场、技术、生产等方面进行全方位的调查了解，为编制科学、合理的招标文件提供保证，对专业性强的采购项目可邀请相关的专家和技术人员进行论证、分析。
（一）政策分析。主要了解招标采购 的项目所提的要求是否符合国家有关法律、法规、政策的规定，这些政策法规对招标项目有何影响，应在招标文件中如何体现，如公务用车保险服务招标项目涉及保险费率，保险类别，服务期限等内容，只有通过对《中华人民共和国保险法》及中国保险监督管理委员会有关机动车保险规定等政策法规进行全面深入的了解，才能编制出既符合政策规定又满足采购要求的招标文件。
（二）采购预算分析。采购预算是确定评标价最重要的参考标准，往往作为政府采购招标项目的标底。在目前情况下，采购预算的编制可采取下列三种方法：一是通过调查，采用货比三家的方法确定采购项目的平均价格；二是根据以往采购同类货物的价格来确定；三是请专业机构或专家论证。
（三）采购需求分析。采购需求是招标文件的重要组成部分，也是评标的关键依据之一，采购需求制定得不明确或不全面，就会增加采购风险，影响采购质量，增加评标难度，甚至导致废标。因此对采购项目的技术要求、供货期等采购需求有必要会同有关进行论证、分析，全面、准确地把握采购单位的采购需求。
（四）市场分析。主要是通过各种渠道调查、了解所需货物的生产企业情况、工程或服务的供应商情况等，如生产企业或供应商的数量、规模、经营、分布情况等。
二、招标文件内容应齐全完整
招标文件是招标人向投标人发出的旨在投标人编写投标文件提供所需资料并向其通报招标投标将依据的规则要求和程序的书面文件。虽然招标文件的详细程度和复杂程度依招标项目的难易程序和性质可以有所不同。但一般来说，招标文件应至少包括下列内容：招标公告（或投标邀请函）；投标方须知；投标人应当提交的有关资格和资信证明文件；招标项目名称、编号、数量、技术参数、性能（配置）和售后服务要求；投标报价的要求；投标保证金的要求；评标标准和评标办法和废标条款；交货、竣工或者提供服务的时间；政府采购合同的基本条款及订立方式；提交投标文件的方式、地点和截止时间；开标、评标、定标的日程安排。
三、招标文件应充分体现政府采购的原则
政府采购被称为“阳光工程”，公开、公平、公正是政府采购的基本原则。公开是指公开发布采购信息，公开开标、公开评标标准、公开中标结果，这就要求在招标文件中将所有与招标项目有关的信息及条件、要求，都应完整、明了、准确地表述出来，使每一个投标人都能获取同等的信息；公平就是应当公平对待所有潜在投标人，给予所有投标人平等竞争的机会，使其共同享有同等的权利并履行相应的义务，而不能由于考虑地区和部门的利益在招标文件中规定投标人必须为本地注册的供应商或必须在采购单位附近设立售后维修服务站等歧视和限制投标人的条款；公正就是要求将凡在评标时需要考虑的因素都必须写入招标文件并以此为标准在评标时同等对待每一个投标人。一般来说，评标因素应包括：投标价格、设备技术性能、技术水平、交货期限、企业信誉、投标方资质、售后服务能力等几个方面的内容。
四、编制招标文件应注意对采购项目进行合理分包
设备货物类集中采购的特点之一是采购需求来自各个单位，品种多、数量大、金额大。标的太大，有经济实力的供应商可能不多，品种太多不分包，有优势的供应商可能无法把优势发挥出来，从而无法达到既广泛引起竞争、节约资金又满足各采购单位要求的目的。在编制招标文件时有必要对采购需求清单进行适当的分包，使投标人可对其中的一个包或几个包进行投标。分包时可从以下几个方面考虑：按采购项目的品目分包，同一品目归为一包按采购项目的数量分包，如果同一品目的采购数量很大，出于投标人供货能力等方面原因的考虑可划分为若干个分包；按采购单位划分，对那些有不同要求的采购单位，可单独归为一个包；从投标人的经济随能力考虑，可将同一类品目按资金额度适当划分为若干个包；按采购项目划分，只有专营公司才能经销的项目不要同其它品目归为一包，象办公自动化设备招标不可能与医疗设备等归为一包，若是将二者归成一个包，就有可能招标不成功。
六、文字表述要清楚准确，语言规范
对招标文件中的字句要进行仔细的推敲，使用规范性术语，对项目详细技术参数填写要准确，避免使用含义模糊或容易产生歧义的词语，同时条款内容要符合《中华人民共和国招投标法》和《政府采购货物和服务招标投标管理办法》的规定。在招标文件编制过程中，应当吸取已有的经验教训，并尽量将问题考虑得全面些，制作完成后要反复阅读、校对，多人把关。
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