(1)会计凭证应定期装订成册,防止散失。从外单位取得的原始凭证遗失时,应取得原签发单位盖有公章的证明,并注明原始凭证的号码、金额、内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的,则应由当事人写明详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,代作原始凭证。
(2)会计凭证封面应注明单位名称、、凭证张数、起止号数、年度、月份、凭证种类、会计主管人员、装订人员等有关事项,其中会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
(3)会计凭证应加贴封条,防止抽换凭证。根据财政部制定的[2]规定:原始凭证不得外借,如因特殊原因需要使用原始凭证时,经本单位领导批准可以复制。
(4)原始凭证较多时,可单独装订,但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类,同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号,以便查阅。
(5)每年装订成册的会计凭证,在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年,期满后应当移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
(6)严格遵守会计凭证的保管期限要求,期满前不得任意销毁。