明细分类账多采用活页式账簿,活页账就是可以灵活抽取的,可以根据实际记账内容的变化而增加或减少部分账页的账簿。可以同时多个人进行记账,并且按照张掖顺序进行编号。但是缺点是不够安全,因为账页容易散失和被抽换。到了期末,还需要装订成册,加具封面。
企业根据经营管理的需还有不同的经济业务内容,采用不同的格式。包括三栏式,多栏式,数量金额式和横线登记式。
三栏式就是指“收入”(借方)、“支出”(贷方)和“余额”三栏。像应收账款、应付账款、实收资本等账户的明细分类账就采用三栏式。因为其需要提供价值指标。
多栏式就是在借方栏或贷方栏下设置多个栏目,记录这一个会计科目下面的各个明细科目的情况。一般像成本、费用类的明细账比较多,如:管理费用、下设招待费,办公费的明细科目。还有生产成本、制造费用、营业外收入、利润分配等账户也是采用多栏式记账方式。
数量金额式顾名思义就是在“借方”、“贷方”、“余额”各栏下再设置“数量”、“单价”、“金额”栏目的明细账。由于既要提供价值指标又要提供数量指标,像制造型企业需要购进原材料,因此设置的原材料、库存商品、产成品等账户就需要采用数量金额式的记账方式。
横线登记式。是将每一相关业务登记在一行,看这一行的各个栏目的登记是否齐全,就知道该项业务的进展情况。一般适用于登记材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务。
明细账的登记方法有几种方式,一种是和日记账一样逐日逐笔登记。另一种是定期汇总登记。