高效会议思维导图

大灰

2022-12-21

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高效会议思维导图

会议纪要

高效会议的诀窍及注意事项

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思维导图大纲

一、凡是会议，必有准备

【提示】永远不开没有准备的会议

1、会议最大的成本是时间成本，三点提示

①会议没有结果就是对公司的犯罪

②没有准备的会议就等于一场集体谋杀

③没有准备好的会议必须坚决取消

2、会议前准备，三点提示

①必须把会议材料提前发给与会人员

②与会人员要提前看材料并做好准备

③与会人员不能进了会议室才开始思考

二、凡是会议，必有主题

【提示】开会必须要有具体的、明确的会议目的和主题

会议主题重要性与注意事项，三点提示

①在会议准备的PPT前3页PPT，必须显示会议主题

②没有主题和议程的会议，就像让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命

③会议的主题，要事先通知与会人员。

三、凡是会议，必有纪律

【提醒】会议纪律，一视同仁，跟级别没关系

会议纪律，四点提示

①迟到和早退都要负激励

②对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒

③对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚

④对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚

四、凡是会议，必有议程

【提醒】在会议之前，主持人和与会人员明确会议议程

议程很重要，五点提示

①主持人必须清楚，并在会前清楚告知与会人员

②使与会人员能了解会议的目的、时间、内容

③每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，天马行空

④使与会人员能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作

五、凡是会议，必有结果

【提醒】开会的目的就是共识问题，输出问题解决方案

会议要有结果，八点提示

①会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费

②每个人都要积极的参与到会议议程中来

③会议主持人有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言

④会议时间最好控制在1.5-2H以内，太长时间会超过人的疲劳限度

⑤会议主持人要设置时间提醒

⑥会议的决议要形成会议纪要，并要在会后当场宣读出来确认

⑦没有确认的结论，可以另外再讨论

⑧达成决议并确认的结论，马上进入执行程序

六、凡是开会，必有培训

【提醒】所有同事掌握高效开会与要求

1、所有人必须掌握会议要求并能指导：如何开会/主持/记录/追踪/对待分歧/会场汇报等。

2、培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。

3、妥善处理避免开会的意见不一或者争论，七点提示

①要尽量做到在会上公开称赞、私下批评

②在会中要做到就事论事，对事不对人

③争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人

④对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞

⑤对意见不同也要注意措词

⑥不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意

⑦千万不能为了体现自己而贬低他人

4、开会讨论时，提示六点

①有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见

②要开放自己的心胸去倾听别人的意见

③不要被自己先有的立场所左右

④不要将你的结论强加于人

⑤需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议

⑥如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论

七、凡是开会，必须守时

【提醒】设定时间，准时开始、准时结束

如何守时，四点提示：

①准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时

②要对每个议程定个大致的时间限制

③一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下，避免影响其他议题

④一个议题一定要有结论的话，要事先通知与会人员，使他们有思想准备

八、凡是开会，必有记录

【提醒】一定要有一个准确完整的会议纪要

好的会议纪要，提示五点

①每次会议要形成决议

②会议纪要最好在散会前，念出来与大家共识

③会议的各项决议一定要有具体负责人员及完成期限

④决议需要跨部门合作，一定要在会议纪要中明确说明，这是关键

⑤遵从会议纪要不过夜：最好在当天发布

九、凡是散会，必有追踪

【提醒】记住“散会不追踪，开会一场空”。

确保高效落地，追踪时四点提示：

①会后跟踪和闭环管理是会议结束后真正执行的开始，要加强稽核检查

②会议每项决议都要有跟踪、稽核检查

③要建立会议事后追踪程序，如有意外可及时发现适时调整

④会议纪要牵涉负责人跟紧，特别要注意管理和高层

十、高效会议，三个法则

【提示】三个公式=三个法则

每个人都要掌握和践行

①开会+不落实=零

②布置工作+不检查=零

③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

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