减法：5%工作精英才知道的基本功 V0.2思维导图
Jennies
2024-10-16
学会划定范围
宝贵的时间
符合标准
5%工作精英才知道的基本功详述
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思维导图大纲
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减法：5%工作精英才知道的基本功思维导图模板大纲
第一部分：减少贪多求快
舍得留白：改掉假勤奋，变成真用功
1.要事第一，突出重点
前一天晚上我只花5分钟，就给第二天确定了3个主要事项。
2.计划有弹性，增强可执行性，40%时间留白
为用而学：看似学得更少，实则用得更好
好处
好处一:工作与学习不冲突，合二为1
好处二：在工作中自然重复，抵抗遗忘曲线
好处三：避免浅层学习，更深入地掌握方法和技能。
怎么做
步骤一：选问题，即选择一个工作中要解决的问题
步骤二：定范围，即确定学习内容的范围和顺序
一定要控制住自己忍不住想学更多东西的冲动，紧紧围绕问题解决的需要来确定学习内容的范围和顺序
(1)耽误了解决问题的时间。
(2)浪费了有限的时间和精力。
步骤三：实际用，即实际应用所学内容解决问题。
如果你没有相关经验，第一遍一定要严格遵循所学方法或技能的指引
敢于放慢：似慢实快，真正学会学深
原因一：投入不足，导致学而不牢
原因二：心态急躁，导致半途而废
客观规律一：最低投入强度。
客观规律二：学习曲线中的“高原期
HOW
一、练习要有目标
二、练习要有方法
三、练习要有反馈
多用迭代：哪怕贪多求快，也能步步为营
利用由粗到细的迭代满足贪多心理
由小到大的迭代可以满足求快的心
在使用由小到大的迭代方式将庞大目标分解为小目标时，要特别留意一点：确保每个小目标的实现周期不超过你的最长耐心。
第二部分：减少过高期待
放下远大梦想，聚焦当下持续成长
步骤一：先做加法
步骤二：再做减法
最后只留下一件必须要做的重要的事。
步骤三：逐步推进
分解你耐心内多个小目标
降低他人期待，解除沉重的枷锁
无须目标实现，目标价值依然存在
高质量目标的四个标准
1.自主设定
高质量目标的第一个标准是：这个目标源于你自己内心的渴望，而非外部的激励或压力。因为，基于外部原因设定的目标可能引发你内心的抵触，遇到挫折时降低或放弃目标的可能性也会更高
2.可衡量
SMART原则
3.有挑战性
4.高频反馈
如何制定高质量目标
1.确立定性目标
(1)以动词开头写做什么
(2)加上有挑战性的程度
(3)以可实现的标准修正目标
2.用5why法验证目标的合理性
3.拆解出定量目标
SMART原则
4.周期性反馈和更新
承认运气制约，可能更会好运连连
第三部分：减少过度消耗
减少体力消耗，让精力更充沛
一、学会睡觉
1.充足的睡眠时间：睡多久合适
4~6个周期为好，90min为一个周期
2.良好的睡眠质量：如何睡更好
(1)睡前优化
第一，睡觉前一定要远离蓝光，也就是要避免睡前玩手机
第二，白天多晒日光。
(2)睡中优化
避光，安静
(3)睡后优化
绝对不赖床
子主题 1
二、好好吃饭
1.结构化饮食
(1)按食物的能量结构来吃
膳食宝塔
(2)按三餐的不同侧重点吃
早餐：一定要吃，而且要吃好
午餐：遵循“三足鼎立”原则。
蔬菜占据餐盘的一半，蛋白质类食物（如鱼虾、牛肉、鸡肉、瘦猪肉）占餐盘的1/4，主食类食物（如米饭、面条、馒头等碳水化合物）占餐盘的1/4
晚餐：要清淡、低蛋白。
2.习惯化进食
参考食品配料表选择食品
3.应对情绪性进食
4.应对社交聚餐挑战
(1)提前适量进食
(2)学会点菜
蒸煮、少油炸为主的餐厅
(3)掌握饮食的顺序
先吃蔬菜，再吃鱼、虾、肉等蛋白质，最后再吃主食
三、爱上运动
一定强度的有氧运动
第一步：唤醒久坐的躯体
第二步：控制好运动心率
一般人在安静状态下的日常心率是60~100次/分钟，所以你的运动心率只要高于100次/分钟即可，一般建议保持在107~125次/分钟之间
减少脑力消耗，让大脑更敏锐
一、能不用就不用
将宝贵的脑力用在重要的事情上，不重要的事尽最大可能不耗费脑力
二、用好惯性思维
建立习惯
高质量的框架替换已有的低质量框架，并形成新惯性思维
三、避免过度思考
1.设定思考的截止点
2.以行动为目的思考
(1)减少对无法改变的问题的思考
(2)减少对小概率事件的思考
(3)减少对行动风险的过度思考
减少情绪消耗，不被情绪左右
类型
1.对外情绪劳动
2.对内情绪劳动
5个小技巧
一、情绪发生前
1.环境选择
(1)选择低情绪消耗的工作
(2)减少与高情绪消耗的人的交往
2.生理优化
(1)提高催产素的水平
有效减轻一个人的焦虑和压力
抚摸宠物；深度呼吸和冥想放松；听舒缓的音乐等
(2)保持适度的多巴胺水平
通过进行规律的运动，尤其是有氧运动（如跑步、游泳、骑自行车）；充足的睡眠
有效提高情绪稳定
(3)提高血清素的分泌
有助于维持心理健康和情绪稳定
晒太阳
(4)减少皮质醇的释放
减少负面情绪的产生
放空大脑，适当休息，或者冥想、做深呼吸等。嚼口香糖
二、情绪发生时：认知转换
1.阿德勒的课题分离
2.远离“应该如此”
第一点，事情的发生自有它发生的理由，我未必能够知道，但我必须接受已经发生的一切。
第二点，抱怨事情不该发生是不让自己成长，如何根据已经发生的事情，给自己制造开心的机会才最重要
三、情绪发生后
1.避免损失
离开激发负面情绪的场景，避免负面情绪进一步发酵，这样就能做到第一时间避免损失了
原则:带着情绪不见人，见人不说话，说话不议论，议论不决策，决策不行动
2.行动转化
无论是正面情绪还是负面情绪，都能给你带来动力，负面情绪也只是向你传递某些需求未被满足的信号而已
我们要做的不是杜绝负面情绪的产生，而是减少负面情绪的消耗，甚至将负面情绪转化为积极行动
第一问：此刻，我有什么不好的感受呢？
负面情绪一旦被识别，就会很快消失。
第二问：我不想要这个不好的感受，我想要什么呢？
第三问：围绕我的需求，我该如何做呢？
第四问：我现在要做的是什么呢？
减少意志力消耗，让自己更自律
意志力是体力、脑力和情绪的综合体
一、减少非必要的意志力消耗
讲有诱惑力但长期无收益的东西，避免出现在自己的环境和视野中
游戏，高热量食品，短视频等
二、降低意志力的消耗强度
1.降低感知难度
(1)降低任务开始时的感知难度
不要做得多，更不需要做得好，先做一点点就行
只要你开始做一点点，你就会不知不觉地完成大部分计划。哪怕最后你真的只做了一点点也无所谓，因为这本就是你一开始的计划，总比什么都不做好，完全不会影响你的自我效能感
(2)降低任务执行中的感知难度
多轮迭代
第一遍先做自己能做的，在心里告诉自己：第一遍无论做得怎样都行，因为第二遍、第三遍还会再改
2.利用恐惧和紧迫感
利用自己的责任心，虚荣心等，比如做砸了被客户骂，老板骂
用DDL对别人的交付，产生紧迫感
3.创造持续激发状态的环境
4.用好外部监督
押金打卡自律
第四部分：减少完美主义
减少对标准的过度拔高，做到刚刚好
一、不重要的事，做到及格就是刚刚好
一个人的精力和资源是有限的，无法事事都做到90分。
二、重要的事，做到“不镀金”就是刚刚好
1.学会划定范围
比如ppt不做排版，格式要求
2.截止日大于质量
三、有些事，必须做得刚刚好才符合标准
加班的“度”：加班太多，虽然短期完成的任务更多了，但长此以往，大脑会晕晕沉沉，从长期角度来看，完成的任务（特别是高价值的任务）反而更少，而且身体还受损了
学习的“度”：针对某一主题的学习，学到当前阶段够用的程度就可以，如果再无休止地多学，不仅起不到学习深化的作用，反而挤压了其他重要主题的学习时间。
交往的“度”：初见一个陌生人时，假如你表现得太冰冷，别人会觉得你难以接近；但要是你过分热情，又会让人担心你无事献殷勤，会不会有所图。
四、有些人，更适合做到刚刚好
凡事做到80分，你会发现事事你都能应付自得游刃有余
好处一：更容易满足，人最大的痛苦之一是欲望和能力不匹配
好处二：更可持续持有刚刚好的人生态度的人，做事其实更具有可持续性，因为他们对失败的容忍度比较高
帮你明确重点、确定事情最适合做到的程度，将宝贵的时间、精力和资源用在最值得用的地方，从而更能坚持做某事。
精力，时间不够用，总是不能保质保量完成任务怎么办？
破除对开头的完美预期，敢于从“烂”开始
拖延症-迟迟不敢开始做怎么办？
一、烂开始起头
【思维】管他呢，先做了再说
行动力模型
●足够的动机(Motivation)
●实施这个行为的能力(Ability)
之所以一拖再拖，迟迟不敢开始做某些重要的事，主要原因就是你认为自己的能力不足以做好这件事
●实施这个行为的触发器(Trigger)
二、烂开始起的头，如何更好地走下去
1.短：任务周期短
分解出来的小任务，其完成的周期要小于你保持耐心的时间。
2.平：完成阻力小
将任务分解为难度更低的多个小任务
3.快：见效快
最好是一完成，就有即时的表扬或奖励这样的正向反馈
提高自我效能感的方法
三、烂开始的开头，如何得到高质量的结果
多迭代
1.明确每一轮的迭代目标
2.每一轮的调整要聚焦
降低对过程的自律要求，接受自己的拖延
如果你是重度完美主义者，可能还会追求做事过程中的绝对自律，要求自己做到每一步都跟计划严丝合缝，不能接受自己的拖延
享受拖延的积极作用
1.拖延可以帮你逃避压力和焦虑
2.拖延可以激发你的创新思考
如何减少拖延？
方法一：“以疏代堵”，避免适得其反
拼命压抑自己工作一天后，晚上报复性熬夜，甚至报复性放纵好几天，浪费的时间更多。
累了就休息
饿了就吃
方法二：“积极调整”，允许自己重整旗鼓
计划失败并不可怕（因为在绝大多数情况下，我们的计划都不能按时完成），但计划失败后的沮丧和放弃才可怕
【调整前】计划失败→沮丧→放弃→过一阵子再制订新计划→计划继续失败
【调整后】计划失败→分析计划失败的原因→有针对性地进行调整→继续执行调整后的计划
方法三：克服能力实体观，拒绝故意的拖延
在完美主义者的意识里，我做的事直接反映了我的能力，我的能力决定了我的价值。这种沉重的思想包袱，让他们容不得瑕疵的存在，要么不做，要做就要做到最好
(1)持能力增长观的人认为，能力是可以通过努力提高的
他们不在意某次或某几次的失败，更不会由此认定自己能力差，他们只会认为这是由于自己目前的方法不好或努力不够导致的，并会积极改进
(2)持能力实体观的人认为，能力是固定的，不可改变的
因此宁可承受拖延带来的痛苦后果，也不愿意承受努力之后却失败了的耻辱。相较于“无能”（这就是他们深感恐惧的失败），他们更愿意被贴上“懒”“不用心”等标签
避免对结果的自我苛求，多多自我谅解
坏处
一、自我效能感降低
习惯性地认为自己不行
二、自我妨碍策略的诱发
将失败归因于自己，但你会找一个让自己的自尊能接受的理由，然后再有意地将这个理由刻意放大为主要原因
因为害怕失败，而去主动制造失败
我不是不行，我只是没发力
三、“破罐子破摔”的恶性循环
过于严厉的自我批评会带来强烈的懊恼感和自责感，从而让人将接下来的精力和时间，都用于对过去的懊恼和自责
如何做到自我谅解？
自我提问一：我为何会有负面情绪？
自我提问二：其他人也会这样吗？
自我提问三：我下一步要做什么？
第五部分：综合应用
333时间管理法
what，什么是333时间管理法
三大规划原则
要事第一
足够弹性，40%留白时间
以终为始
三大执行方法
烂开始
超专注
习惯化
三大长期保障
体力保障
脑力保障
情绪保障
why，为什么要使用333时间管理法，解决什么问题？
有时时间不够用，有时却又闲得不知道干什么
每天忙得不行，但重要的事好像一点没完成
总是在拖延，有些事拖得自己都不好意思再提
总觉得筋疲力尽，晚上不想睡、早上不想起
how，如何掌握？
准备：适合自己的时段及事项划分
根据以终为始的规划原则
1.一周时段划分
类型
要事时段、计划内其他事项时段、留白时段和弹性时段
2.一周事项划分
类型
A类（计划内的要事）、B类（计划外的紧急事项）、C类（计划内的其他事项
方法
①划分时段；
一周时段划分
好处
好处一：事项的安排更符合你自己的生物钟
好处二：减少意志力消耗，事项执行更自然、更轻松
方法
动作1.1：分别写下你起床和睡觉的时间
动作1.2：在起床和睡觉时间之间，填入洗漱、一日三餐、陪伴家人、通勤及休息的时间
动作1.3：填入你工作/学习/生活中的大段时间划分
动作1.4：补上留白时段
②归类时段；
归类时段后的输出
好处
好处一：更能实现要事第一
好处二：实现足够弹性
方法
动作2.1：归类要事时段
动作2.2：归类留白时段
动作2.3：归类弹性时段
动作2.4：归类计划内其他事项时段
③列出所有事项；
列出一周所有事项后的输出
方法
动作3.1：罗列事项
动作3.2：分解事项
将一些大的事项，如年度计划、年度日常任务和重要项目，分解出一周内需要完成的具体事项
④归类事项
归类事项后的输出
好处:通过将要事与其他事项区分开，你可以更加专注于要事的完成
方法
动作4.1：归类A类要事
A类要事主要来自年度计划、重要项目的分解，或者你临时想起的与你人生目标相关的重要事项，这些事项归类为A类事项（计划内的要事
动作4.2：归类B、C类事项
B类事项（计划外的紧急事项）不需要提前计划，它们是在执行过程中突然出现的事项
C类事项（计划内的其他事项）
日历事项（执行时间固定）和待办事项（执行时间不固定或尚未确定
规划：制订可行的周计划
周要事计划中，只计划A类事项（计划内的要事），其他事项一律不计划在此表中
记录的是C类事项（计划内的其他事项）中，执行时间固定的日历事项
待办清单中记录的是C类事项（计划内的其他事项）中，执行时间不固定或尚未确定的待办事项
方法
步骤一：分配时段
动作1.1：将时段分为7天
动作1.2：给各事项分配适合的完成时段
C类事项的分配（计划内的其他事项
1.需要连续大段时间且不能分心的事项，应该分配到计划内的其他事项时段。
2.不需要连续大段时间的事项，或者虽然需要连续大段时间但可以在分心的情况下完成的事项，应该分配到各个弹性时段中，比如早起反思、请人吃午饭、理发等
4.执行时间不固定或尚未确定的待办事项，不需要提前分配时段，有空闲时间就可以处理，没有空闲时间则可以不处理。
步骤二：更新要事（A类）
动作2.1：修改表格时段
1.每个时段的持续时间不超过2小时。如果某个时段超过2小时，将其拆分为几个时段，确保每个时段的持续时间都在2小时以内
如果周一有个时段是10:00—11:30，周二有个时段是11:00—11:30，那么将其拆为10:00—11:00、11:00—11:30两个时段，确保每天的每个时段都有独立的一行
3.每个时段在表格中占据两行。上面一行是计划内容，下面一行是实际执行情况。
动作2.2：标识留白和弹性时段
动作2.3：填充要事时段
步骤三：更新日历-C类事项（计划内的其他事项）
好处
为什么不放在周计划中
1.不将非要事放在周要事计划里，可以避免你分散注意力去处理这些事项，更容易在要事时段内专注处理要事
2.当你看到周要事计划中的事项较少时，会感到心情轻松，大脑就能够调动更多的认知资源和情绪资源。
3.将C类事项记录在日历中，有两个特别的作用
第一，将事项写下来，人们很容易就会觉得它已经完成了，并且感到安
第二，将这些C类事项记录到带有自动提醒功能的日历中，可以避免遗漏。因为到了执行时间，日历会自动提醒你。
方法
新建日程，填上事项名称、开始/结束时间，以及是否要定时或重复提醒
步骤四：更新待办-C类事项（计划内的其他事项）
为什么既不将待办清单中的事项放在周要事计划中，也不放在日历中呢？
第一，这类事项的执行时间不固定，因此不需要通过日历进行提醒；
第二，有些事项甚至尚未确定是否要做，因此更没必要放在日历中
执行：更高效地执行周计划
场景一：正常按计划执行的场景
步骤1：执行前的预先了解
每天早起反思时，你可以打开周要事计划，查看当天安排的要事是哪些，以及它们分别要在哪些时段里完成
再浏览当天的日历，看看当天有哪些要做的其他事项
待办清单则可看可不看
步骤2：执行时的按部就班
1)要事时段：只做要事，抵制一切干扰
(2)日历时段：当提醒出现时，处理当天计划内的其他事项
(3)弹性时段或留白时段：如果有空闲时间，可以查看待办清单并完成可做的事项；如果没有要处理的事项，可以自由安排其他事项，甚至是娱乐或放空
步骤3：执行后的及时记录
第一点，用不同的字体颜色，标识不同的完成情况
(1)黑色：代表当天原定的工作计划（计划内）
(2)蓝色：代表当天突然增加的任务（计划外)
(3)红色：代表需重点关注的工作（当天未完成
(4)灰色：代表已完成的工作
第二点,不仅是要事的执行情况，所有在本时段处理的事项，包括日历中的事项、待办清单中的事项以及计划外的事项，都应记录在实际执行中
第一，要事被延迟，除了因为计划时的盲目乐观导致预估的时间不足，最主要的原因就是被其他事项干扰
第二，很多时间管理方法，会建议你花一周时间记录自己每天的时间使用情况，但这很难达到预期效果，因为这是需要额外完成的任务，既增加了负担，又不会立即产生效果，很难坚持下去
第三点，一定要及时记录
(1)避免事后回忆的失真
(2)降低复盘的难度
(3)可即时纠偏
场景二：遇到内外干扰的场景
番茄钟25-5
好处
好处一：有效缓解拖延问题
好处二：长期保持精力旺盛
好处三：提高思考效率，激发创意
TIPS
注意事项1：尽量手动设置番茄钟的时间并使用背景音乐
注意事项2：逐步增加连续使用的番茄钟数量
注意事项3：控制使用番茄钟的上限
连续工作的番茄钟使用上限为5个，当连续工作5个番茄钟后，应该多休息一会儿，至少休息25分钟
平时一天使用8个番茄钟，不超过12个
场景三：精力不足的场景
番茄钟25-10/15
3大保障
体力保障
(1)睡眠是第一要保障的
优先级高于运动、高于工作、高于学习，也高于休闲
(2)饮食是第二要保障的
少食多餐并选择升糖指数低的食物
(3)锻炼是第三要保障的
每周进行3~4次、每次持续30分钟以上的运动
边运动边做你喜欢的
脑力保障
使用成熟的框架和惯性思维，规律化，减少不必要的脑力消耗
情绪保障
(1)树立价值观
给你做的事赋予意义，将其由必须做变为自愿做，这是保持长期积极情绪的最好方法
(2)提高催产素的水平
和宠物玩耍可以刺激催产素分泌，让人感到放松愉快
(3)提高血清素的水平
有氧运动，使人感到积极
(4)增加多巴胺的分泌
享受美食，尽情玩耍，使人感到快乐
(5)减少皮质醇的释放
通过放空、工作时适当休息和嚼口香糖的方式，减少皮质醇的释放，减轻压力
应变：灵活应对各种意外情况
意外情况一：拖延着不开始
畏难心理
1.烂开始
2.短平快
进入工作状态最好的方法就是开始工作
意外情况二：计划刚开始就未如期执行
1.心态上的调整：破除完美主义，接受不完美
2.行动上的调整：及时调整当天的计划
意外情况三：要事执行超时
1.短期应对：调整计划
(1)挪用下一个要事时段，将下一个要事挪到留白时段完成
(2)放下这个要事，先完成下一个要事时段应该做的要事，然后利用留白时段，甚至挤占部分弹性时段来完成这个超时的要事
(3)如果时间实在腾挪不开，可以取消优先级较低的要事，并将其推迟到以后完成
2.长期应对：优化要事用时的预估
悲观预测时间:预估时间量*1.5或2
（最乐观的时间+最可能的时间×4+最悲观的时间）/6
意外情况四：有紧急事项插入
4D
Delete (1)首先是删除，即优先拒绝
Delegate (2)如果无法拒绝，你可以选择委托，将任务委托给别人
Delay(3)采用推迟的法则
Do(4)只有在无法推迟的情况下，你才接受立即做
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