开展企业公共关系工作要花费人力、物力和财力。"巧妇难煮无米之炊"。在制订公共关系计划时,必须将费用开支进行大概的预算,进而察看企业是否具备足够的承担能力,并权衡对实现公共关系的目标来说是否值得。企业公共关系的预算主要包括如下几个方面:
编制企业公共关系预算,就是要为企业公共关系目标、并为达到这个目标,提供一笔经费开支。编制预算可以预测全年的活动经费,以便进行考核。
企业公共关系预算,是根据如下两个因素作出的:一是公共关系机能的范围;二是在公共关系计划之中,公共关系预算中所需经费额与企业所能承担的能力相平衡。
编制公共关系预算的基本方法有两种:即"销售方法的百分比"及"目标作业法"。其他方法均是这些方法变化的组合。
销售方法的百分比,即按照过去或将来的销售量总体的百分比或一定的纯销售量作为公共关系的预算,这种方法的优点在于能很快决定预算,缺点是缺乏弹性,不一定适合实际需要。
"目标作业方法"则首先要制定所要完成的公共关系目标,然后对预计要达到目标需花费多少费用作出预算。这种方法的优点在于弹性好,但要预算准确。
公共关系费用,大致分为两类,一是基本费用,二是实际活动费用。
基本费用包括人工报酬,以公共关系人员的工资为主,包括企业任用自己的人员或借用外界的顾问,大约2/3的预算用于此。基本费用还包括办公费用、器材费用、各种传播工具的成本、摄影、美工、宣传册等。
实际活动费用包括招待费、庆典活动、商业广告、影片制作、印刷、照片、外出活动的交际费用等。
(2)人力方面
企业对整个公共关系计划的实施需要投入多少人力,需要什么样的人员结构,是否需要借用社会上力量,要有一个基本的考虑,作出初步的估算。
每一个公共关系人员的工作量,就是一年中他所能工作的小时数的总和。由于其工作性质的关系,不能限制他在办公室里工作多少小时,但应要求他花费的时间与所要求的公共关系人员应该完成的工作量基本相符。
(3)时间方面
首先应当考虑企业整个公共关系的实施需要多少时间完成,各段的分工、具体任务完成需要多少时间,企业能否抽出时间来开展工作。同时,还应考虑到公共关系计划开始和结束的时间安排何时最为恰当,能否和其他的工作同时进行而不发生冲突,是连续进行,还是分段进行更为适当,等等。要特别注意避开"时间陷阱",即表面看来工作开展费时不多,但由于计划不周,工作开展后不能速战速决,耗时费力,不能自拔。因此,最好列一张工作时间表。
此外,发表一个信息,举行什么活动,……不仅有个顺序上的问题,实施时间的选择也十分重要。同样的行动,在不同的时间进行,其效果可能会截然相反。例如,一家企业利用广播宣传卫生用品,整个计划设计是很精彩的,但由于单方面地认为利用晚上黄金时间播出效果最佳,结果当电台播出时恰是一般家庭用晚餐的时候,使人听了大为反感而关闭了收音机。假如,它不是在用晚餐的时候播出,效果就一定会很好。