1.各职能科室应建立群众来信来访和投诉记录本,确定接受处理投诉的工作人员。
2.投诉人到中心领导、职能科室、服务窗口口头投诉的,当时能够口头回复而投诉人又满意的,可以不办理完整的书面投诉手续,但必需做好处理记录。在自己职权范围内处理不了的,应带投诉人到相关职能科室,受理科室对投诉事件不能即时答复需要调查核实的,应在7日内做出处理,并通知投诉者。
3.对缺少凭证和情况不明的投诉,要及时通知投诉者,待补齐所需材料后受理。
4.投诉内容涉及多个科室的,由中心办公室负责牵头,相关科室配合处理,不得互相推诿扯皮,影响投诉事件的办理。
5.在调查核实投诉情况时应有两人随行,认真做好笔录并让被调查人签名或盖章。
6.受理投诉的科室和办理人员要以事实为依据,以法律法规为准则,认真调查核实,公正、及时处理投诉,保护双方当事人的合法权益。在查清事实、分清责任的基础上进行调解处理,使投诉者和被投诉者双方互相谅解,达成协议。
7.对有重大影响、疑难、复杂的投诉事件,科室负责人应及时向分管领导汇报,必要时可将投诉事件提交中心领导办公会议研究解决。承办科室应在30日内向投诉者作出书面答复,对难度大、情况复杂的案件最迟不能超过60日,并告知投诉人延期理由。书面答复要写明以下内容:调查核实过程、事实证据、责任及处理意见。
8.对调解无效的案件,及时告知投诉人按法律程序处理。
9.投诉人无理取闹,经劝阻、批评教育无效的,或投诉人捏造事实、诬告陷害他人,应及时移交有关部门处理。
10.投诉处理完毕后,应及时整理与投诉事件有关的资料,立卷归档。