近期组织员工填写履历表的时候,在工作经历"证明人"一栏中有填公司总经理姓名的、有填任职部门部长姓名的、有填公司员工人事管理岗位人员姓名的、有填同一部门同事姓名的,有的甚至填了多个员工姓名。
"证明人"填写具体人员的姓名,是可以方便做相关背景调查,比如可以通过"证明人"来口头了解到该员工在该公司工作情况、个人品德和能力等,最主要的是是否有违纪违法记录等不良行为。但是,当员工要迁户口或办理退休等手续时任何人的口头描述都不能证明这位员工的具体情况了。那么,谁还可以为你证明?
唯一能证明的是档案,也就是档案所起的凭证参考作用。
去年底,公司有两位曾经从事油漆工的员工已经达到特殊工种可以提前退休的年龄。办理退休手续时社保局需要严格审查档案来认定该人员是否连续从事了油漆工工种8年,并且要求每两年连续有一份档案记载是从事油漆工工种的。
我们查阅了该员工的人事档案,该档案中有培训考核表记载了从事油漆工的起始时间、转正定级呈批表及职工初中文化补课考核登记表等断断续续地记载了从事油漆工工种工作经历,而人事档案中的工人登记表、劳动合同等档案材料却因未记载关键信息而未被采证。
随后我们又几番查找了公司的文书档案,找出了该员工从事油漆工工种间期的工资发放明细表、考勤表、员工花名册、车间工作日志、保健费审报表等多种档案。
从开始办理退休手续到最终办完手续历经四个多月的时间,期间不停地查找各种档案、不停地前往社保局审核档案,申请退休人员本人不停地催促、几次尝试换不同的社保经办人审查档案,更尝试了上访的办法。虽然最终为员工顺利办理了退休,但却延迟了四个多月领取了退休工资。在这退休手续办理过程中,公司保管了长达三十多年的多种档案都被查找了出来,最终退休手续能顺利办理也因档案发挥了重要的凭证作用,档案真实记载了员工的工作记录,是员工的重要记忆。
档案除了在上述员工办理退休手续时有重要的凭证作用是所有员工的重要记忆外,档案更是高管人员的重要"护身符"。例如,高管人员在离任经济责任审计时审计人员需要核查文书档案中的公司相关制度及管理办法等、需要核查会计档案中会计报表及会计凭证等、需要核查基建档案中的项目验收报告等、需要核查合同档案中的合同信息等。
档案在中层管理干部中也发挥重要的参考作用。中层干部履职、任免、考察等工作中更是需要用到干部个人人事档案、文书档案等多门类档案。
档案是所有员工的共同记忆,档案工作任重道远。虽然在从事档案工作过程中偶尔会遭受轻视和质疑,例如认为档案工作不能直接产生经济效益、查不到档案也没什么关系等等,但当看到已经有员工在履历表上填写"证明人"为"公司档案"时,让我感觉到档案工作的重要性和肩膀上的重要责任、应该为大家收集和守护这重要的记忆。
作为档案管理员今后应该尽量熟知档案管理各项法律法规、档案现行效用及长远保存价值、当前相关政府政策以及对档案利用的规定等,尽可能收集和保管真实、完整、齐全并且有利用价值的档案信息,为所有员工守护共同的记忆。