即件名或主题,在第一行居中用较大字体标注,指出信函的主要内容。可以直接书写"催款函"、"催款信"等字样。
◆标注件名或主题的目的是使受信者一打开信函就知道其内容,也方便对方分发或归档时参考。
◆可以在文种名称前面加上单位名称,即写成"××公司催款函"的形式。
◆件名或主题要根据需要而用,不是说每函必有,可以酌情省略,但催款函为了醒目地提示对方,建议不省略。
在标题之下另起—行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。
◆受信者的名称可以是单位或部门名称,也可以是个人姓名。
◆如果没有具体的受信人,则写单位或部门的名称,如"××公司行政部"。
◆如果有具体的受信人,其姓名前面可以加上"尊敬的"等敬语,后面应当加上"先生"、"女士"、"经理"、"主任"等称呼,如"尊敬的姚××经理"。
◆也可以酌情采用单位或部门名称加上负责人职衔的形式,如"尊敬的行政部经理"。
在称谓之下另起一行空两格开始书写,一般应当写上对方欠款的事项、时间、原因、金额、发票号码等信息,再说明催款单位的处理意见,如提醒对方及时付款、商议其他付款方式、最后的付款期限等,必要时还可以写上催款单位的地址、电话、经办人等。
◆出于保持友好关系的考虑,催款函可以分阶段发出:第一阶段主要予以提醒,第二阶段应当直接催款,第三阶段酌情"最后通牒"。
◆不论哪个阶段,语气、措辞都要保持理性,礼貌得体,不要尖酸刻薄,讽刺挖苦。
在正文之下另起一行空两格书写"恭祝"、"顺祝"等表示恭谨之意的词语,再另起一行顶格书写"生意兴隆"、"财源亨通"等表达祝愿之意的话,后面不必加标点符号。
◆如果是最后通牒阶段,结语使用"此致——敬礼"更显得坚定而有礼。
在正文或结语的右下方署上写信者的名称。在署名的下方写上写信的日期。
◆写信者的名称可以是单位或部门名称,也可以是个人姓名。
◆如果写信者的名称是单位或部门名称,应当书写其全称或规范化简称。
◆如果写信者的名称是个人姓名,前面可以标示其单位或部门名称。
◆如果随函附有相关证明材料,可以在落款下方另起一行顶格书写"附件:×××票据复印件"等附件说明语。