若你写了一封「加薪申请」给老板,哪怕对方只回复俩字「OK」,那也算是好得令人动容。但如果邮件来自令你头疼的追求者,哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》,可能也逃不过「Report as spam」的厄运。
所以,本文只探讨:在员工都具备基本的职业素养,同事之间无冤无仇也没有人来大姨妈的情况下,如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。
另外,这只是一篇 blog 上的帖子,不可能面面俱到,只拣些皮毛说说。否则应该开个两小时的培训才能说透。
在回复任何邮件之前,请想想下面这个问题:在法庭上,我的这封邮件会成为对我不利的证据吗?如果你觉得自己一辈子不会上法庭,那么就换一个问题:在微博上,我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗?
在数字时代,邮件就是所谓的「白底黑字」。随便一张截图,你的邮件就成了长微博。很多「坏事儿」的邮件,虽然来自一时脑热,却成了全世界的把柄,跟随一辈子。
就算你有天大的不满,哪怕去跟人在会议室里大吵一架,也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。
不要相信有些企业邮箱提供的「撤回」功能。很多人自以为已经撤回的邮件,在三秒钟之前其实已经被推送到了那些黑莓用户的手机里。
如果你使用 Gmail,建议开启一个名叫「Undo」的功能。它和锤子手机一样,会延迟五秒钟发出你的邮件。这是天底下除了破解对方邮箱进去删邮件之外,唯一有用的「撤回」方法。
写新邮件的最佳顺序应该是:附件、正文、标题、收件人。
首先,就像它的名字所暗示的那样,附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。Gmail 有个「附件提醒」的功能,也需要你自己去开启。如果你在邮件里提到了各种语言的「附件」而又忘记了贴上,它都会在你按下「发送」之后弹出一个提醒。
其次,标题放在正文之后,是因为大多数邮件客户端会提醒你「没有标题是否发送」;而收件人放在最后,是因为没有收件人,这封邮件肯定发不出去,这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。
而且,随着正文的进行,你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好,不会等邮件发出去以后再加各种人进来。
在过去几年的观察中,我发现人事和行政部门的同事喜欢把文字做成图片,再贴到邮件里发出来。
这种做法并不能增加任何有用的信息,却带来了许多坏处:
首先,大部分人的审美水平不如专业的设计人员,这就导致了很多红底黑字或红底黄字、配合密布着锯齿的「魏碑」或「隶书」字体的邮件,非常难以阅读。但发信人还往往觉得这样很喜庆,营造了一种祥和的氛围。
其次,越来越多的人在手机上读邮件,这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。我曾经收到过一封总字数不过 500 字的通知邮件,但对方做成了五张总计 2 MB 的 PNG 图片,令正在开车的我苦不堪言。