若你写了一封「加薪申请」给老板，哪怕对方只回复俩字「OK」，那也算是好得令人动容。但如果邮件来自令你头疼的追求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》，可能也逃不过「Report as spam」的厄运。
所以，本文只探讨：在员工都具备基本的职业素养，同事之间无冤无仇也没有人来大姨妈的情况下，如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。
另外，这只是一篇 blog 上的帖子，不可能面面俱到，只拣些皮毛说说。否则应该开个两小时的培训才能说透。
在回复任何邮件之前，请想想下面这个问题：在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗?如果你觉得自己一辈子不会上法庭，那么就换一个问题：在微博上，我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗?
在数字时代，邮件就是所谓的「白底黑字」。随便一张截图，你的邮件就成了长微博。很多「坏事儿」的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随一辈子。
就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。
不要相信有些企业邮箱提供的「撤回」功能。很多人自以为已经撤回的邮件，在三秒钟之前其实已经被推送到了那些黑莓用户的手机里。
如果你使用 Gmail，建议开启一个名叫「Undo」的功能。它和锤子手机一样，会延迟五秒钟发出你的邮件。这是天底下除了破解对方邮箱进去删邮件之外，唯一有用的「撤回」方法。
写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。
首先，就像它的名字所暗示的那样，附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。Gmail 有个「附件提醒」的功能，也需要你自己去开启。如果你在邮件里提到了各种语言的「附件」而又忘记了贴上，它都会在你按下「发送」之后弹出一个提醒。
其次，标题放在正文之后，是因为大多数邮件客户端会提醒你「没有标题是否发送」;而收件人放在最后，是因为没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。
而且，随着正文的进行，你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好，不会等邮件发出去以后再加各种人进来。
在过去几年的观察中，我发现人事和行政部门的同事喜欢把文字做成图片，再贴到邮件里发出来。
这种做法并不能增加任何有用的信息，却带来了许多坏处：
首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就导致了很多红底黑字或红底黄字、配合密布着锯齿的「魏碑」或「隶书」字体的邮件，非常难以阅读。但发信人还往往觉得这样很喜庆，营造了一种祥和的氛围。
其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。我曾经收到过一封总字数不过 500 字的通知邮件，但对方做成了五张总计 2 MB 的 PNG 图片，令正在开车的我苦不堪言。
