自己整理!2009年的工作已经结束,但近半年的管理工作使我想法颇多,对工作的的下一步也有更深入的认识。
回顾2009年工作很辛苦可成效不多,未能达到既定的工作目标和成效,仅仅是使项目的资料工作得以展开,没有发挥出扁平化项目的优势与特色。通过对工作的认真反思对目前的工作情况个人有以下总结。
当前由于各级领导的重视为档案管理的发展提供了极好平台,但是必须看到,档案管理信息化不单纯是工程项目,它是相对工程管理不断创新的过程,由于档案管理工作特殊性,档案管理仍面临着诸多困难和挑战。 创新的矛盾 由于人们对真迹的尊重和渴望,无纸化是否只具有相对意义? 原有档案管理的核心一是为了快速查询、应用。
如何解决大量文件资料的清理?新的档案(信息)管理方式尚不成熟,档案管理(信息)还存在未解决的难题。因此,档案信息化的管理要解决创新和原有档案管理制度之间的矛盾。
档案管理系统向深层应用发展时,会出现系统整合的情况,(如文档管理一体化)。那么如何处理好整合应用与项目档案移交的特有的独立性要求? 标准化、法制化的挑战 档案信息的标准化程度相对比较低,造成应用泛围和信息共享性下降。
主要原因归纳起来有以下几点: 一是管理体制、管理方式不同,难于实现标准化。由于档案自身的复杂性,项目扁平话的档案管理体系比较复杂,分散管理应是其突出特点。
例如:各小项目亦管理着相当的档案,由于多头管理,各有政策,造成了管理标准化的困难。统一管理又存在实际的操作困难。
二是在具体管理细节上,项目部和小项目各机构间,缺少必要的协调机制,使本来能够实现标准化的管理变得比较混乱。最明显的例子是相对统一的工程名称、主题词表都很难提出。
三是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代,标准不断变化,加剧了档案管理信息的风险,加大了投入和建设难度。 四是关于档案管理的立"法"相对比较缺乏,造成大量技术和管理方面的问题。
标准化程度低影响了我公司档案管理信息化发展进程,更降低了档案的应用;造成大量低水平的重复建设;相关制度的滞后令档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。 电子化目标的更高要求 当前,我公司(项目)正在加紧实施电子化建设。
值得注意的是,电子化并不完全是过去OA、信息化在名称上的改变,它具有特定的含义。但电子化的鲜明时代特征表现在两个方面。