工作总结还必须从理论的高度概括成绩与不足。凡是正确的实践活动，总会产生物质和精神两个方面的成果。作为精神成果的经验教训，从某种意义上说，比物质成果更宝贵，因为它对今后的工作有着重要的指导作用。这一特性要求工作总结必须按照实践是检验真理的唯一标准的原则，去正确地反映客观事物的本来面目，找出正反两方面的经验，得出规律性认识，这样才能达到总结的目的。
总结的对象是过去做过的工作或完成的某项任务。进行总结时，要通过重温工作计划（方案）、回顾工作过程、梳理工作业绩等手段，全面把握工作情况，掌握相关数据（所获荣誉、典型事例）等总结所需素材，才能进行全面总结，避免以偏概全。
根据总结类别进行整体构思。如是专题或部门单一工作总结，只要按照工作方法描述、工作过程回顾、工作经验归纳、工作教训成因分析及未来工作打算顺序构思谋篇即可；如是综合性总结（如学校工作总结），首先要界定所要总结相对独立的工作板块（如教学管理、学生常规、队伍建设、毕业班工作、后勤服务、文化特色建设等板块），再把每个板块按照专题总结思路进行谋划，最后，把每个板块总结所形成的结论进行整合，提炼出共性的东西。总之，提纲编写要从工作总结的整体出发，先考虑写几大部分，每部分里需要写几个观点，每个观点里又应分为几个小观点。一般写到三级标题即可。提纲是工作总结的骨架，既要清晰明确，互不重叠，又要突出重点，避免面面俱到。
是成绩就写成绩，是错误就写错误。这样才能有益于现在，有益于将来。总结中的经验体会是从实际工作中，也就是从大量事实材料中提炼出来的。经验体会一旦形成，必须选择必要的事实材料予以说明，每个结果都有明确的事实支撑，经验体会才能"立"起来，总结的经验体会才具有实用价值。这就是观点与材料的统一性。
对成绩的概括，应用事实说话，用数据作证。各项成绩之间应用序列数字标明，使条理更清晰。对总结过程中梳理出来的主要结论要进行深入细致的分析，谈成绩要写清怎么做的，为什么这样做？效果如何？经验是什么；谈存在问题，要写清是什么问题？为什么会出观这种问题？其性质是什么？教训是什么？因此，总结不能只停留在对表面现象的认识和客观事例的罗列上，必须从总结中归纳出规律性的结论来，以便更好的指导今后的工作。
工作总结要有一定高度，善于跳出个人的、部门的、地区的小圈子，站在全局看问题，总结出带有普遍性的结论。工作总结要有一定深度，应由表及里、由浅入深，总结经验深刻独到，剖析问题一语中的，不能泛泛而谈、蜻蜓点水。工作总结要有个性，不能人云亦云，要善于发现属于自己的、有个性、有特色、具有学习和推广价值的东西。工作总结要有创新，每一次总结，争取写出新的成绩、新的经验、新的认识、新的表述方式。只有总结出属于自己的，具有一定特色的结果，才能引起同行的关注，领导的重视，才能对自身未来工作起到促进作用。
撰写工作总结要用第一人称。即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议。要简明阐述观点，做到概括与具体相结合，要言不烦，切忌笼统、累赘。文字要朴实，简洁明了。内容要科学缜密，逻辑性强，确保工作事实与理性结论的统一。要总结重点问题，探索主要规律，避免罗列事例，笔墨分散，面面俱到。
工作总结是做好工作的重要环节。通过工作总结可以全面了解以往工作情况，正确认识以往工作中的经验教训，为制定下一阶段的工作计划提供重要的参考依据，从而推动工作不断前进。
工作总结是对以往工作实践的一种理性认识，通过工作总结，使零星的、肤浅的、表面的感性认识上升到全面的、系统的、本质的理性认识上来，寻找出工作和事物发展的规律，从而掌握并运用这些规律促进未来工作更好的开展。
工作总结是展示一段时间内工作成绩的最佳平台。通过工作总结把成绩、经验、问题和今后的努力方向以文本形式呈现出来，可以肯定参与相应工作的人员贡献，激发他们未来工作的热情；可以作为工作业绩的宣传载体，引起相关领导和社会的关注，争取上级部门的支持与指导，提高单位或部门的社会影响力；可以为他人提供借鉴，发挥促进社会发展的辐射作用。
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