1．若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意，不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看，但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明；
2. 正文首先要求简明扼要，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句，内容一长可能没耐心看完，也容易遗漏重要信息，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细论述；
3. 注意邮件论述语气，根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适，尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观，"邮件门"就是深刻的教训；
4. 正文主体条理化，数据化：多用1234之类的列表，以清晰明确，如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行说明，保持每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论；
5. 一次邮件交待完整信息：最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，避免过两分钟之后再发一封什么"补充"或者"更正"之类的邮件，这会让人很反感；
6. 详细核对，仔细校对：尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字，在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误（如果邮箱工具允许可设置延时发送）；
7. 合理提示重要信息：如果有重要的信息，适当用颜色字体或者大两号字提醒，但不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示，合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度，一封邮件里的重要提醒不宜多于3处；
8. 行文通顺，避免出现歧义：合理利用图片，表格等形式来辅助阐述，对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴；
9. 语气尽量用论述的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号，不要动不动使用表情字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，表情要慎用，只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
