业务外包管理实施细则（2023年版）思维导图
U733781352
2023-05-07
业务外包
管理实施细则
管理制度
业务外包管理实施细则（2023年版）
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第一章 总则
目的
加强业务外包管理
确立统一规范的业务外包管理体系
控制业务外包风险隐患
提升业务外包效益效能
定义及范围
定义：邮政企业将经营管理、生产运营中的部分工作内容或作业项目，委托给社会专业服务机构或经济组织，并按照合同履行情况结算费用的经营行为。
范围
不包括工程项目建设、对外技术合作、产品设计、管理咨询等短期化、项目化的经济合作。
劳务承揽、委代办等并入业务外包范畴，统一按照业务外包模式进行管理。
委代办管理的具体事项遵照集团公司、省分公司专门规定执行。
适用单位
福建省分公司（含省寄递事业部）
各直属单位
各市、县（市、区）分公司
遵循基本原则
依法合规
效益导向
防范风险
闭环管理
范围管理、需求管理、预算管理、作业和技术（服务）规范管理、价格管理、采购管理、合同管理、实施及进度管理、结算管理、后评估管理
第二章 职责分工
省分公司
（一）根据集团公司业务外包政策和基本制度，制定本省业务外包管理实施细则，建立健全本省业务外包管理体系；
（二）编制本省业务外包费用年度预算，监控市分公司外包费用预算执行情况并动态调整，批准重大外包项目预算申请，规范本单位及所属单位外包费用列支和核算；
（三）基于集团公司总部外包定价模型，结合当地市场竞争情况，对标同类省和行业，选取最优值，细化、丰富定价模型参数，制定本省范围内各类业务外包项目的外包上限控制单价；
（四）根据集团公司总部规范标准，进一步细化完善本省业务外包质量、时限、效率等作业、服务规范和标准，并对执行情况进行管控；
（五）确定本省重大业务外包项目范围，审核审批所属单位重大业务外包项目实施方案和业务外包合同；
（六）组织开展业务外包省级集中采购、外包商后评估和黑名单管理，对本省范围内各单位业务外包采购、外包商后评估等工作进行监督指导；
（七）组织开展本省业务外包效能评估工作；
（八）组织落实外包用工风险防范要点，指导本省范围内各单位做好外包用工风险防范工作。
市分公司
（一）编制市级业务外包费用年度预算，管控本单位外包费用预算执行，因业务量合理增长、业务流程发生重大变化、业务发展政策出现重大调整等情况，预计导致超预算额度的，按预算管理相关规定履行决策审批流程；
（二）制订市级业务外包项目实施方案，根据有关规定履行相应审批决策流程，按照审核批准的方案组织实施业务外包，进行外包过程管控，落实外包规范、标准、质量和安全管理要求；
（三）按照省分公司授权，组织开展业务外包采购，负责签订并组织履行业务外包合同；
（四）负责对外包商履约情况进行考核评价，对本单位人工效能进行分析评估；
（五）定期开展外包代办机构人员管理检查，督促落实外包用工风险防范要点。
原则和管控体系
原则：谁主管业务、谁组织实施，谁发起、谁负责
管控体系：业务部门主导、实施单位发起、财务部门统筹、人力部门协同、其他部门按照分工各负其责
外包实施单位
定义
在企业经营管理和生产运营过程中，为满足生产经营需要或降低成本，提出业务外包具体需求，并将划定区域的业务或环节进行外包的单位
负责业务外包的具体实施和全过程管控
范围
省、市分公司本部有关主管部门及直属单位
福州邮区中心内设机构
县（区、市）分公司
不得将基层网点、生产班组作为外包实施单位
主要职责
（一）根据现有资源配置状况和经营发展计划目标，提出业务外包需求提交审批；
（二）提出采购需求，配合编制技术（服务）规范和关键服务指标考核细则；
（三）与外包商对接，按照业务外包制度、工作流程、服务质量标准和外包合同约定，组织实施业务外包；
（四）对外包商执行服务质量、安全生产操作规程、现场管理、人员管理等情况进行监督检查，执行外包人员增减变动事前备案管理及新增人员资格核实工作，对基层网点、生产班组使用外包人员情况进行监督检查，落实风险防范要求；
（五）对外包商完成外包业务的数量、质量进行统计、核实、评价，填制业务外包费用结算单据，按规定流程发起外包费用结算支付申请；
（六）按月监控外包项目费用预算的执行情况，对于费用开支超预算进度的，按预算管理相关规定履行决策审批流程；
（七）按照定额定员标准优化企业用工配置，调控外包规模。
业务主管部门
定义
具体业务外包项目涉及业务的归口管理部门
范围
市场营销、服务质量、邮政业务、寄递业务、金融业务、渠道平台、安全保卫、后勤管理等各条线的生产经营与支撑部门（含寄递事业部，下同）
主要职责
（一）省分公司业务主管部门根据业务外包成本、定价模型，测算本领域的业务外包上限控制单价，并对外包费用总额进行管控；
（二）省、市分公司业务主管部门按照相关定额标准管控本领域外包环节投入产出效能。根据业务发展目标预测业务量，编制本领域业务外包项目计划、预算，协助本级财务部门综合平衡外包费用总预算，监控外包项目费用预算的执行情况，对外包实施单位提出的外包项目费用预算调整申请进行初步审核；
（三）市分公司业务主管部门审核外包实施单位提出的涉及本业务领域的外包需求，制定外包实施方案并提交审批；省分公司业务主管部门对外包实施方案提出审核意见；
（四）省、市分公司业务主管部门负责编制业务外包采购需求、技术（服务）规范书和关键服务指标考核细则，协助完成采购工作，并根据业务外包采购结果，起草外包合同、发起审批；
（五）省、市分公司业务主管部门研究确定外包商准入的基本条件和资质要求，配合采购部门维护、完善外包商管理信息；
（六）省分公司业务主管部门配合法律与风控合规部门制定本领域业务外包标准合同文本，并组织推广使用；
（七）省、市分公司业务主管部门组织服务质量、安全保卫等部门对外包实施单位统计的外包数量、质量、评价和考核结果进行审核确认；
（八）省、市分公司业务主管部门定期开展外包业务量、费用、质量和人工效能对比分析，组织相关职能管理部门对业务外包实施情况进行综合效能评估，适时调整业务外包实施计划和方案，并提出本领域业务环节作业定额定员标准和外包定价模型调整建议。
职能管理部门
人力资源部门
1.省、市分公司人力资源部门负责建立健全劳动定额定员标准，指导并监督各级业务主管部门在业务外包中落实相关标准；
2.省、市分公司人力资源部门负责对业务外包实施方案、采购方案、合同文本中涉及定额达标、用工风险防控等人力资源管理的事项提出审核意见，严把自有人员挖潜关，防范用工风险；
3.省、市分公司人力资源部门负责对劳动生产率、主要生产环节人均劳动效能进行后评估，进行全口径人员投入产出分析，动态调控用工总量和人工成本；
4.省分公司人力资源部门负责研究业务外包涉及的用工管理政策，制定人力资源管理的相关办法并组织实施。
财务部门
1.省分公司财务部门负责建立健全业务外包预算、价格、结算等涉及财务管理事项的审批流程和定价模型；
2.省分公司财务部门组织各单位按定价模型测算本省外包上限控制单价并进行审定；
3.省、市分公司财务部门负责组织业务主管部门、相关单位编制业务外包费用预算；
4.省、市分公司财务部门负责对业务外包实施方案、采购方案、合同文本中涉及预算、价格、结算等财务管理的事项提出审核意见；
5.省、市分公司财务部门负责按照外包合同约定的结算期限、价格、支付方式，复核外包结算单审批流程是否完整合规、是否在外包项目预算额度内，经核对发票、银行账户等合同关键信息后，办理相关费用的支付；
6.省、市分公司财务部门负责开展外包费用预算执行分析，对于年度外包费用开支超预算进度的，或预计将超预算额度的，分析原因并推进及时履行年度外包费用预算调整决策流程。
采购管理部门
1.省分公司采购中心负责对业务外包实施方案中的外包上限控制单价、采购方式建议等采购管理事项提出审核意见；
2.省分公司采购中心负责在不高于各业务环节外包上限控制单价的范围内，结合市场价位情况，合理确定外包项目采购限价；
3.省分公司采购中心负责组织业务主管部门、财务部门、人力资源部门、办公室（法律与风控合规室）、服务质量部门（含寄递服务质量部门，下同）、安全保卫部门等对业务外包采购方案进行会审；
4.省分公司采购中心负责实施业务外包集中采购，对所属单位或被授权单位组织实施的采购项目进行指导、监督，对授权委托采购项目进行审核把关；
5.省分公司采购中心和市分公司综合办公室参与采购项目合同会审，负责核对合同主要条款及技术（服务）规范与采购文件和采购结果是否一致；
6.省分公司采购中心负责建立外包商综合考评机制，组织开展业务外包供应商综合评价工作，按照采购供应商黑名单管理制度对业务外包供应商进行管理；
7.省分公司采购中心负责采购效果的后评估工作，优化采购方案；
8.省分公司采购中心负责对外包商的主数据信息进行规范有序管理，实现外包商主数据的电子化管理。
法律与风控合规部门
1.省分公司办公室（法律与风控合规室）负责组织业务主管部门和相关部门制定重点环节业务外包标准合同文本；
2.省分公司办公室（法律与风控合规室）、市分公司综合办公室负责对业务外包的制度办法、采购方案、合同文本进行合法合规性审核，对业务外包合同签订和执行情况进行监督检查；
3.省分公司办公室（法律与风控合规室）、市分公司综合办公室参与处理业务外包合同执行过程中的诉讼等法律纠纷。
企业发展与科技部门
1.省分公司企业发展与科技部门负责对业务外包实施方案、采购方案和文件、合同文本中涉及网络规划、硬件设施、系统建设等管理事项提出审核意见，严把自有车辆、设备效能挖潜关；对外包商直接投入的车辆、资产设备型号、工艺、技术、效率、成本以及许可证等进行审核，以达到邮政企业运行质量要求，并审核外包商的设备成本水平，会同财务、业务主管部门审核设备使用的单件成本；
2.省分公司企业发展与科技部门负责组织协调为邮政方相关业务系统和设施设备的升级改造提供技术支持，对标行业优化工艺流程，监督设备使用效率达标，并对优化升级后相关环节减少外包需求和压降外包价格提出调整意见。
服务质量部门
1.省分公司服务质量部门负责对业务外包服务质量提出管控要求并监督实施；
2.省、市分公司服务质量部门负责对业务外包实施方案、采购方案、合同文本中涉及服务质量管理的事项提出审核意见；
3.省、市分公司服务质量部门负责对外包商承包的邮政业务服务质量进行监督检查。
安全保卫部门
1.省分公司安全保卫部门负责建立健全业务外包安全生产管理机制；
2.省分公司安全保卫部门、市分公司综合办公室负责对业务外包实施方案、采购方案、合同文本中涉及安全生产管理的事项提出审核意见；
3.省分公司安全保卫部门、市分公司综合办公室组织开展业务外包安全监督检查，监督指导外包实施单位落实安全生产责任制和安全操作规程；
4.省分公司安全保卫部门、市分公司综合办公室指导外包商对外包人员进行安全生产教育培训；
5.省分公司安全保卫部门、市分公司综合办公室协调、督导外包商处理安全生产事故。
其他职能部门
按照职责分工负责本部门归口管理业务的外包工作
审计部门和纪检机构
在各自职权范围内对业务外包管理进行监督检查
第三章 业务外包流程与控制
业务外包范围管理
以下情形不得实施业务外包
核心业务环节不得外包。
核心业务是指与企业核心竞争力直接关联的业务环节。禁止外包业务环节清单见附件2。
外包单价高于自营单价的不得外包
企业自有资源挖潜不够的不得外包
邮政自有人员工作量未达到本单位劳动定额定员标准要求，经过人员内部盘活优化可满足业务发展需要的，以及邮政企业自有设备、生产系统能够满足生产需要的不得外包。
经过实施工艺改造、流程优化和技术替代等手段，生产支撑能力能够满足业务发展需要的不得（继续）外包。
业务外包需求与审核审批管理
实施新的业务外包项目和现有合同到期前至少提前6个月，外包实施单位应当在确认满足外包范围和条件的前提下，根据生产的实际需要提出外包需求。
业务主管部门审核外包需求后，编制业务外包项目实施方案，提交财务、人力等相关职能部门审核，并按照规定程序和权限以公司领导签批或报党委会、总经理办公会等决策主体审批。
为便于统一管理，合同新签或续签尽可能集中在上半年进行，同类业务外包合同的终止时间尽可能统一。
业务外包项目实施方案应包括以下内容
需求分析
成本分析
规范标准
业务主管部门要根据邮政企业统一的作业标准组织制定技术（服务）规范书，基于外包需求确定外包的质量、时限等标准和规范。
业务外包项目实施方案经相应决策主体审批通过后组织实施。业务外包决策事项超出市分公司决策权限的，报省分公司业务主管部门履行内部决策审批流程，并在15个工作日内完成审批。
涉及多个外包实施单位的同类外包事项，应由市级业务主管部门汇总各外包实施单位的外包需求，经审核确需外包的，一并提交审核审批流程。
业务外包主管部门要对自营单价、费用预算等情况进行充分分析，运用“自营单价、本地区行业单价、同类省最优单价”三把尺子，合理测算外包上限控制单价，经财务部门审定后，采购管理部门在不高于外包上限控制单价的范围内，确定采购限价。
对于外包价格高于自营单价、行业和同类省最优单价中任何一项的外包方案，业务主管部门、财务部门不得审核通过，采购部门不得实施采购。
采购文件和合同条款中应明确，邮政企业通过流程优化、工艺改造等提高工效后，应及时与外包商协商，调整外包单价。
业务外包采购和合同管理
业务外包项目采购坚持“应集采尽集采”的原则，由采购管理部门按照采购管理办法规定确定采购方案并组织实施。
各单位采取资格预审、资格后审两种方式实施外包采购项目，由评审（谈判）小组对外包商的基本信息、相关业务、安全资质和许可、企业信誉、管理评价等资质条件进行审核把关，防范围标串标风险。
对于被集团公司各单位列入黑名单且在惩戒有效期内的外包商，以及与邮政无投资关系且存在以下情况的，不得作为本办法规定的外包商。
邮政领导人员及其亲属和其他特定关系人、邮政员工持股（限非上市公司）
以个人身份（组织委派的除外）担任法人、董事长、总经理、监事的企业
邮政所属工会或员工集体出资成立的企业
在外部市场允许的情况下，同一环节的业务外包应至少甄选一家候选外包商
业务外包项目原则上不允许转包分包
对于涉及原劳务派遣转为劳务承揽人员的外包项目，在原承揽合同期限届满后继续合作的，可不纳入集中采购范围，通过谈判方式确定外包范围、方式等相关事项并签订外包合同，可不使用标准合同文本。
对于已制定发布标准合同文本的业务外包事项，未按标准合同文本拟定合同或者未经有效审批对标准合同文本进行实质性修改的，任何单位和部门均不得审批和签订。
签订业务外包合同的主体，应当为地市级及以上邮政企业；签订委代办合同的主体应当为区县级及以上邮政企业。
业务外包实施单位负责履行业务外包合同，如遇到影响合同执行的重大事项，须按照合同管理制度规定履行变更、解除等审批手续，不得未经审批续签合同、变更合同等。
业务外包实施、进度与考核管理
在业务外包项目实施前，外包实施单位应确保外包商充分了解邮政企业的相关规定、工作流程和质量要求，并要求其按照业务外包合同约定落实人员、工具、装备、场地等条件，对相关人员开展进入作业现场前的安全教育、操作要求、服务规范等培训，并保存教育培训记录。
外包实施单位负责外包现场管理及质量管控，对外包商服务质量实施考核。
对外包商违反作业规范标准要求及其他偏离合同约定事项等情况，应督促外包商及时进行整改，依据考核标准、违约条款扣减其外包费用，确保外包商提供的服务达到合同约定的标准。
外包实施单位要督促外包商履行用人主体责任，定期对外包商与外包人员劳动合同签订和社会保险缴纳情况进行检查。
业务主管部门要界定业务外包的环节和任务，对环节和任务进行排序，确定各自开始结束的互为条件，估算确定环节和任务的持续时间，基于环节、任务、顺序、持续时间、资源需求，创建进度控制表，并按进度表控制各环节、各任务的进度，实时纠偏。
业务主管部门负责对外包实施单位提交的外包服务考核评价结果进行审核，审核结果将作为结算外包费用的依据。
业务外包结算管理
各单位应依据合同约定的外包单价和实际完成的外包工作量、有效服务时长、质量效率时限达标情况等支付外包费用，不得直接按外包人员数量或岗位数量支付外包费用。
财务部门在支付外包费用时，要结合外包费用预算执行情况，按照外包合同约定的结算期限、价格、支付方式，复核外包费用结算单审批流程是否完整合规、实际发生业务量和质量时限效率达标情况是否经业务主管部门及相关职能部门审核确认，并核对发票、银行账户等合同关键信息后，办理相关费用的支付。
对于不按合同约定单价和业务量结算，付款与合同主体不一致的，财务部门不得结算和付款。
业务外包后评估管理
各单位应开展外包后评估管理，业务主管部门定期组织对整个外包效能进行全流程、全环节、全要素的评价，评价外包在推进降本、提升效益、提高质量方面的作用，以便在后续外包中补短板、强弱项、找差距、固优势。
采购管理部门应组织对外包商进行后评估，从质量、服务、技术等维度对外包商进行综合评价，并将评价结果作为后续遴选外包商和分类分级管理的参考依据。
第四章 外包服务安全管理
外包实施单位应对外包商安全生产管理进行日常监督检查
外包实施单位设立外包安全监管员，负责外包安全管理巡查与监督
对外包协议执行期间发生重大安全风险事件或对发现的安全隐患长期整改不到位、造成严重后果的的外包商，外包实施单位应立即与其解除外包协议
外包商使用邮政方资产进行业务操作的，外包实施单位应明确告知外包商相关资产、设施设备的操作规范，保留相关的书面培训告知记录
外包商使用自有资产进行业务操作的，经外包实施单位认可后方可正式投入使用，其资产的维修、保养和处置等事项应在合同中进行明确约定
第五章 违规问责
相关办法
集团公司领导人员失职渎职行为责任追究办法
员工违规行为处理办法
违反经营纪律处理处罚办法
违反财经纪律责任追究办法
违规经营投资责任追究办法
二十四项违反外包管理制度行为
（一）核心业务环节实施业务外包的；
（二）自有资源挖潜不够实施外包的；
（三）超出规定限价确定外包单价的；
（四）通过流程优化、工艺改造等提高工效后，未及时与外包商协商调整外包单价的；
（五）未制定外包实施方案或外包实施方案未经审批开展外包的；
（六）外包实施方案缺少质量、时限、效率标准规范要求审批通过并开展外包的；
（七）将基层网点、生产班组作为外包实施单位的；
（八）与不符合规定资质条件的外包商建立业务外包关系的；
（九）违反采购管理规定未实施采购新签或续签合同的或应集采未集采签订外包合同的；
（十）应当发现投标人围标串标未发现的，导致围标串标方中标的；
（十一）违规允许转包或分包的；
（十二）超出业务外包费用预算额度或者擅自变更费用用途且未履行相应审批流程进行外包的；
（十三）未使用已发布的业务外包标准合同文本或未经审批违规修改业务外包标准合同文本的；
（十四）缺少外包单价、质量时限效率规范标准等关键要素仍签署外包合同的；
（十五）未按外包合同约定追究外包商违约责任的；
（十六）外包用工风险管理失责或防控不到位给邮政企业造成经济损失的；
（十七）未对外包业务量进行核实、未组织对服务质量进行考核即申请和审批同意支付外包费的；
（十八）未签订合同或未依照合同约定结算外包费的；
（十九）结算时未正确审核或复核业务量、结算单价、服务质量考核扣款等导致多支付外包费的，或按岗位数量和员工数量结算外包费用的；
（二十）未按规定组织外包商签订安全生产管理协议，或未在外包合同中约定安全生产管理条款明确安全生产管理职责的，或将生产场所、设备提供给不具备安全生产条件或资质的外包商的；
（二十一）未督促外包商建立健全安全生产管理机构或配备安全生产管理人员、制定安全生产规章制度、落实安全生产培训及安全生产设备配置、建立安全生产风险管控和隐患排查机制，发生安全生产事故的；
（二十二）未督促外包商建立健全信息安全保障制度和措施，发生泄露、出售信息等非法侵害邮政企业或用户信息安全的情形的；
（二十三）存在违反业务外包管理制度、未履行或未正确履行管理职责的其他情形，造成邮政企业经济损失，或被司法机关、监察机关、行政机关等认定为存在违法行为、承担行政或刑事责任，或产生其他不良影响或后果，应当追究相关单位及人员责任的；
（二十四）被上级单位审计或巡视发现本单位管理范围内的外包管理问题，本单位应发现未发现的。
第六章 附 则
制定本单位业务外包操作流程等制度，并向省分公司人力资源部报备
由省分公司人力资源部负责解释
自印发之日（4月28日）起施行，原办法同步废止
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