签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置,即使是打写机打出的信件,最后仍需亲笔签名。在签名的上方可根据写信人和收信人的关系写上
sincerely yours/yours sincerely(用于长辈或朋友之间),或
respectfully yours/yours respectfully(用于对长辈或上级)。
商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(block style),美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(indented style),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址(inside
address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分,垂直式和称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行依次退缩。
不过,近来英国商业书信信内地址并未依次缩进,似乎与美国式相同。此外,在美国还流行一种普通收信人地址的写法,就是在书信的inside address中,把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是mr, mrs和miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用esq. (esquire的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用mr. mmes. (madam的复数形式),用于二个女士以上。messrs(mr的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里,mr, mrs, messrs,均不加缩写句点,相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如mr., mrs., messrs„„在称呼方面,商业上最普遍的有gentlemen(美国式)与dear sirs(英国式)二种,相当于我国的
best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。此外,英国式的客套语还有特别礼貌的格式,但除了特殊情况外,现在不再使用
与中文信封相反,英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间,发信人的地址和姓名写在信封的左上角,或信封背面。
英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道、城镇、省或州及邮政编码,最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。