行政公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线(又称"间隔横线")以上的各要素统称眉首;臵于红色反线(不含红色反线)以下的各要素统称主体;臵于主题词(包含主题词)以下的各要素统称版记。
(1)眉首:眉首又称文件头,位于公文首页上部,用套红印刷,占首页的三分之一或五分之二;一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等部分组成。 秘密等级和保密期限。为了有效保证公文在传递、处理过程中的国家秘密的安全,涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。秘密公文分为绝密、机密、秘密三级,其中"绝密"、"机密"级公文还应标明份数序号。
紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。
如需同时标识秘密等级,则紧急程度在下,秘密等级在上。
发文机关标识。发文机关又称版头,用红色标识居文件头部分正中,一般有两种形式:一种是由发文机关名称和"文件’’二部分组成,如"北京市人民政府文件";另一种是只标明发文机关名称(适用于信函式格式),如"x x省人民政府"。发文机关名称要用全称或规范化简称,如果是几个单位联合行文,主办机关排列在前。
发文字号。由发文机关代字、年份和序号三部分组成。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。
签发人。签发人是指代表发文机关核准、制发该公文的负责人,是公文生效的具体责任者。上行文(包括上报的"请示""意见""报告")应当在首页注明签发人、会签人姓名。
红色反线(又称"间隔横线")。红色反线是一条较粗的通栏红线,位于"发文字号"与文件主体部分的"标题"之间,把文件头部分和正文部分分开。一般政府机关公文用一条通栏红线,党的机关文件在通栏红线正中加一颗红五星做标志。
(2)主体:是文件的主要部分,包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件八个部分。
标题。公文标题的三要素:完整的公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成。如《^v^办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》(国办发[]61号),发文机关是"^v^办公厅",事由是"表彰奖励中国女子足球队",文种是"通报"。
公文标题的核心要素:"文种"是公文标题的核心要素,同时也是不能省略的要素。
公文标题除了采用三要素齐备的完整式标题形式外,还可以采用
省略式标题形式。省略式标题包括以下三种情况:一是省略发文机关的标题,如《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动的意见》,通常有文件版头的公文(主要指上行文),标题不必再重复发文机关;二是省略事由只由发文机关和文种组成的标题,如《^v^主席令》、《中国人民银行通告》等;三是省略发文机关和事由,只有"文种"一个要素的标题,如《通告》、《公告》,这类标题一般适用于内容较单一的公布性、知照性公文。
注意:公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。对于转发文,除批转法规性文件加书名号外,均不对原标题加书名号。
转发上级机关的文件,如果标题过长,可以自拟事由摘要转发;如果是层层转发的文件,可以只转发首发机关的名称。