2020年9月全国计算机二级考试ACCESS要点复习：报表（二）思维导图

渡过人世间

2023-04-10

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全国计算机二级

计算机二级Access是大学计算机必修课程，想必都很熟悉，因此同学们在准备计算机二级时也信心倍增，面对9月份的全国计算机二级Access考试此时是否已进入冲刺阶段？相信只要同学们认真准备，好好利用2020年9月全国计算机二级考试ACCESS要点复习，就稳操胜券。

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思维导图大纲

报表高级设计

下面对报表设计中排序、分组及子报表等内容进行详细讨论。

1. 排序与分组

所谓分组，是指按某个字段值进行归类，将字段值相同的记录分在一组之中。而排序是指按某个字段值将记录排序。

在设计视图方式打开相应的报表，单击工具栏上的【排序与分组】按钮，弹出对话框，在对话框上部的【字段/表达式】和【排序次序】中选定相应内容，则在下部出现【组属性】区域。

系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数据进行分组时，可以单击要设置分组属性的字段或表达式，然后设置其组属性。多可对10个字段和表达式进行分组。

◆ 组页眉用于设定是否显示该组的页眉。

◆ 组页脚用于设定是否显示该组的页脚。

◆ 分组形式选择值或值的范围，以便创建新组。或用选项取决于分组字段的数据类型。

◆ 组间距指定分组字段或表达式值之间的间距值。

◆ 保持同页用于指定是否将组放在同一页上。

下面对不同的分组情况进行介绍：

⑴ 按日期/时间字段分组记录

◆ 每一个值按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。

◆ 年按照相同历法中的日期对记录进行分组。

◆ 季度按照相同历法季度中的日期对记录进行分组。

◆ 月份按照同一月份中的日期对记录进行分组。

◆ 周按照同一周中的日期对记录进行分组。

◆ 日按照同一天的日期对记录进行分组。

◆ 时按照相同小时的时间对记录进行分组。

◆ 分按照同一分钟的时间对记录进行分组。

⑵ 按文本字段分组记录

◆ 每一个值按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。

◆ 前缀字符按照字段或表达式中前几个字符相同的值对记录进行分组。

⑶ 按自动编号、货币字段或数字字段分组记录

◆ 每一个值按照字段或表达式中相同数值对记录进行分组。

◆ 间隔按照位于指定间隔中的值对记录进行分组。

⑷ 设置排序与分组的步骤

在对报表中的数据分组时，可以添加【组页眉】或【组页脚】。组页眉通常包含报表数据分组所依据的字段，称为分组字段，而组页脚通常用来计算每组的总和或其他汇总数据。它们不一定要成对出现。

2. 子报表

子报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的"一"，而子报表显示"多"的相关记录。

一个主报表，可以是结合型，也可以是非结合型。也就是说，它可以基于查询或SQL语句，也可以不基于它们。通常，主报表与子报表的数据来源有以下几种联系：

◆ 一个主报表内的多个子报表的数据来自不相关记录源。在此情况下，非结合型的主报表只是作为合并的不相关的子报表的"容器"使用。

◆ 主报表和子报表数据来自相同数据源。当希望插入包含与主报表数据相关信息的子报表时，应该把主报表与一查询或SQL语句结合起来。

◆ 主报表和多个子报表数据来自相关记录源。一个主报表也可以包含两个或多个子报表共用的数据，在此情况下，子报表包含与公共数据相关的详细记录。

使用向导创建报表

创建报表简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。

新建报表：

选择表和字段

按学分分组：

按课程ID排序：

选择报表布局：

选择报表样式：

确定报表标题：

运行报表结果：

3. 自动创建报表及图表向导

⑴ 自动创建报表

报表向导提供的自动创建报表有两种格式：一种是纵栏式，另一种是表格式。

⑵ 自动创建图表

如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。

新建报表向导，选择图表向导，和数据来源表：

选择图表数据所在字段：

选择图表的类型：

指定图表的布局：

指定图表的标题：

运行图形报表，得到结果图：

4. 标签向导

标签向导的功能强大，它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。

5. 使用报表设计视图

下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例，创建报表。

启动【新建报表】：

报表设计工作区如下：

⑴ 向报表工作区添加控件：

报表中的每一个对象，都称为之为控件，控件分为三种：

◆ 绑定控件绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时，Access 自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起，包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。

◆ 非绑定控件非绑定控件保留所输入的值，不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象。

◆ 计算控件计算控件是建立在表达式(如函数和计算)基础之上的。计算控件也是非绑定控件，它不能更新字段值。

用户可以在设计视图中对控件进行如下操作：

◆ 通过鼠标拖动创建新控件、移动控件。

◆ 通过按Del键删除控件。

◆ 激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大小。

◆ 利用属性对话框改变控件属性。

◆ 通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。

◆ 对控件增加边框和阴影等效果。

向报表中添加非绑定控件，可通过从【工具箱】中选择相应的控件，拖动到报表上即可。

向报表中添加绑定控件是一项重要工作，这类控件主要是文本框，它与字段列表中的字段相结合来显示数据。

在报表中创建计算控件时，可使用以下两种方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中输入计算表达式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表达式生成器来创建表达式。

使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下：

◆ 在设计视图中打开报表。

◆ 创建或选定一个非绑定的【文本框】。

◆ 单击【报表设计】工具栏中的【属性】。

◆ 打开属性对话框中的【数据】标签，并单击【控件来源】。

◆ 单击表达式生成器按钮，弹出【表达式生成器】。

◆ 单击"="按钮，并单击相应的计算按钮。

◆ 双击计算中使用的一个或多个字段。

◆ 输入表达式中的其他数值，然后【确定】。

⑵ 控件的更改和设置

更改控件的方法通常有两种：即在窗体内直接修改或利用属性窗口进行修改。

⑶ 在报表中添加节

为了使报表更易于理解，可将报表分成若干节，在报表上以不同的间隔显示信息。默认空白报表有3个节："页面页眉"、"主体"、"页面页脚"，选择【视图】|【报表页眉/页脚】，可增加两个节："报表页眉"、"报表页脚"。

报表的节也具有属性，不过比报表的其他控件的属性要少得多。使用【格式】工具栏上的【填充/背景色】可设置节的颜色;但所有其他的属性，必须使用节的属性对话框进行设置。要打开节的属性对话框，可以双击节中任意空白区域、节的边线或节选择器。

⑷ 属性设置

除了可以移动控件的位置和改变控件的尺寸外，还可以通过属性对话框设置控件的其属性。方法是右击需要进行属性设置的控件，在弹出的快捷菜单中选择属性。

⑸ 保存报表

在对报表进行修改后，单击工具栏中的【保存】，就会弹出【另存为】对话框。在文本框中输入报表名称，然后单击【确定】按钮，就可以保存报表。

6. 用报表设计视图创建报表

下面通过实例说明设计报表的步骤：

⑴ 打开相应数据库，新建报表，选择【设计视图】、选择【订单】表。

⑵ 添加相应字段到报表设计主体区内。

⑶ 添加页面页眉和页面页脚

其中页面页脚的文本框内容由属性窗口和表达式生成器生成。

⑷ 保存运行得到结果

7. 报表属性

下面是报表的属性窗口，该对话框有五个选项卡，分别是：【格式】、【数据】、【事件】、【其他】、【全部】。

如果没有用设计视图打开报表，而是选中一个报表后，单击工具栏上的【属性】按钮，则将会弹出另外一种报表属性对话框。

8. 使用报表快照

Access 2003 提供了一种称为报表快照的新型报表。它是一个具有.snp扩展名的独立文件，包含Access 2003 报表所有页的备份。这个备份包括高保真图形、图标和图片并保存报表的颜色和二维版面。报表快照的优点是，不需要照相复制和邮寄印制版本，接收者就能在线预览并只打印他们所需要的页面。

为了查看、打印或邮寄一个报表快照，用户需要安装"快照取景器"程序，它是一个独立的执行程序，它提供了自己的控件、帮助文件和相关文件。在默认情况下，当用户次创建一个报表快照时，Access 2003就自动安装了"快照取景器"。通过电子邮件发送

预览及打印报表

1. 预览报表

单击数据窗口中【对象】栏下的【报表】按钮，选中所需预览的报表后，单击工具栏中的【预览】按钮，即进入【打印预览】窗口。打印预览与打印真实结果一致。如果报表记录很多，一页容纳不下，在每页的下面有一个滚动条和页数指示框，可进行翻页操作。

2. 报表打印

打印报表的简单方法是直接单击工具栏上的【打印】按钮，直接将报表发送到打印机上。但在打印之前，有时需要对页面和打印机进行设置。

创建查询报表

报表可以看成是查看一个或多个表中数据记录的方式，这个概念是所有报表的基础。前面已介绍了单个表的报表输出，而通过查询报表可以从多个表中收集用户想要的数据。这时，创建报表必须选择【查询或表】并把字段显示在报表上。除非希望在报表上看到单个表的所有记录，否则就要把报表绑定到查询上。可以说，如果希望在多个表中访问数据来产生报表，一的方法是将报表和查询绑定在一起。

⑴ 创建查询

⑵ 创建报表并与一个查询绑定

⑶ 设计查询报表

⑷ 美化查询报表

创建多列报表

Access 2003 还提供了一种称为"多列报表"的报表，这种报表能够定义报表的各个部分，从而使用一个页面上能打印出多列数据来。它通过一个页面设置对话框来创建。

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