如安排献花，须用鲜花，并注意保持花束整洁、鲜艳，忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。有的国家习惯送花环，或者送一、二枝名贵的兰花、玫瑰花等。通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导人与客人握手之后，将花献上。有的国家由女主人向女宾献花。
提前了解要接谁，对方联系方式。并确认好车次、航班及到达时间，提前告知对方谁接及联系电话，提前10分钟到达现场。
同时，出发前确保手机电量足够，或干脆准备上充电宝。阴雨天气还应备上雨具。
炎热或寒冷的天气，提前调好车内的温度、准备好饮品。天热时，最好能准备饮用水、湿纸巾或面巾纸供客人使用。
到达之后，到了车次或航班到达时间，再给对方发短信或微信告知已在什么位置等候;互不认识，又没有接站牌时，可以再告知衣服的颜色等易辨认的特征。
见面后主动握手问候："一路辛苦了""欢迎您到来"。双方不认识的，先自我介绍，说出单位名称、自己是谁，再问候。可以帮忙提拿客人的大件行李，主动为客人开关车门。
上车时，打开车门请客人先上，并用手示意。有专门的司机开车时，请客人坐在后排座的右侧，自己坐左侧。客人入座后，关好车门再从车尾绕到另一侧车门入座。有比自己职位高的领导一起接站时，则由领导陪同客人，请领导坐在客人左侧，自己坐副驾驶座。
当然，如为让宾客顺路看清本地的名胜风景，也可以说明原因后，请客人坐在左侧。
如路途中需要一定时间，且接到时正好是用餐时间，可征求客人意见，是否先用餐。当然，单位另有规定或已事先做了约定除外。
特别是马上还要走高速且需要一定时间的，先告知客人，以让客人有心理准备甚至提前去洗手间。
接客人返程途中，主动询问客人在此逗留期间有没有私人活动需要代为安排。有公务日程、活动安排的，这时可以介绍给客人。如日程安排较复杂，最好能提供人手一份的书面行程表给客人，行程表上应有主方联系人姓名、电话。如果还有时间，而客人又有兴致，可以介绍一下沿途的景致。感觉客人有倦意时，在简要介绍日程安排之后就不应再打扰。
下车时，自己先下，为客人或领导打开车门，请他们下车。
送行时，提前算好所需的路程时间及出发时间，避免因堵车误事。到达机场或车站，将车停在方便客人下车的地方。下车时再检查车上是否有客人遗留的物品。
另外，当接待政府公职务必要注意国家相关规定。即不跨地区迎送，也不张贴悬挂标语横幅，还要控制陪同人数，不能层层多人陪同。
