核对保障部门(物业、科技),协调会场确认会议时间是否有施工等责任部门:秘书处
收集名单、会议材料(送齐美胜)、会议请假情况,制作议程、印刷会议材料 责任部门:秘书处
任务实施前(会议开始前)
摆放席卡、会议材料(议程、名单、书册等)责任部门:秘书处
任务实施(会议即将开始)
楼宇管理处方面
一、检查会场温度、空调出风口不对领导 二、会场内水杯与名单一致、加水完毕 三、本地会放钟、视频会16个字
到会人员手机入柜,清点到会情况,提醒未到会人员(视频会需察看分会场)责任部门:秘书处
任务开始后(会议召开)
提醒物业每30分钟加水,张局讲话时不要加水责任部门:物业、秘书处
提醒楼管处做好会场周边巡逻检查工作 责任部门:楼管处、秘书处
任务结束前(张局讲话)
提醒物业就位等候,确保会议结束时领导离会一侧大门及时开责任部门:物业、楼管处、秘书处
科技处方面
一、调试话筒、音响等音影设备 二、投放会标、纪律提示,摆放分会场标等 三、会议录音、会后签收 四、提前检查分会场画面