降低运行成本提高档案工作效率思维导图

boaboa

2022-11-21

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效率

企业档案

控制理念

企业

节约意识

控制

控制理念

完善企业档案管理的成本控制理念。只有加强企业档案管理的成本控制理念，才能够让档案管理人员在管理的过程中提高节约意识，加强对成本的控制

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思维导图大纲

降低部门的工作成本

企业的工作成本就是伴随企业生产运行过程中产生的各项费用，部门的工作成本就是部门在生产运行过程中产生的各项费用，

本文重点讲解如何降低部门的工作成本，其中档案库房的耗电量是成本控制的重点，

如何有效地控制档案库房的耗电量是控制部门工作成本的关键问题。

（一）合理有效的控制除湿机

目前档案库房配备了60台日本三菱除湿机，功率为350W（0.35KW）

如果全年开放，耗电量=60×0.35×365×24=183960KW.h，每度电按1元计算，

费用为183960元。这个数目很庞大，应该想方设法降低这一块的费用。

（二）节省电能

1、档案部门领导应该为每个办公室指派一名员工，负责管理该房间的灯、电脑、空调、打印机、扫描仪、打图机等电器设备，

每天下班后，尤其是节假日前，必须认真检查并关掉相关的电器设备，节省电能。

2、档案的保管人员离开档案库房后，应该认真检查灯具是否关闭。档案的库房管理员每天下班前应该认真检查一遍

所有的档案库房，及时关掉相应的电器设备。

提高档案工作效率

工作效率就是工作的产出与投入之比，即工作效率=产出/投入，比值越大，代表效率越高

工作的投入主要包括时间、精力、金钱、方法、设备等因素，在时间、精力、金钱几个要素一定的情况下，就需要改进工作方法或引进先进设备，获得较大的产出。

较高的工作效率就是用尽可能少的人力、物力、财力和实践的消耗，完成数量尽可能多的或质量尽可能高的工作任务，这是企业管理的核心问题，

以下是结合自身档案的工作经验，从改进工作方法和引进先进设备两个方面进行分析：

改进工作方法

1、修改图的变化

办理修改图包括的内容比较多，涉及的环节也挺多。

经过长期的办理发现有很多步骤不必要，可以舍弃。

2、整编底图

在使用ECM系统完成图纸整编入库的过程中，直接将图纸按工程号进行分类，

节省图纸入库前分类筛选的时间，提高了工作效率。

3、底图皮子的标识

以前是以盖戳的形式将图号、张数盖在底图皮子上，

如今是用标签打印机打印包括图号、张数等内容的标签的形式，很明显这是传统的手工劳动向现代化工具辅助劳动方向发展，

改进后的工作方法不但节省了人力，而且还节省了工作时间，提高了工作效率。

良好的工作方法可以节省工作时间，提高工作效率。

除了以上三个比较好的工作方法，还有很多能够提高档案效率的工作方法，这里就不一一赘述了

引进先进设备

1、数纸机

档案人员在验收图纸、整编图纸等环节都需要对硫酸图纸进行清点张数，

尤其是图纸张数比较多时，需要耗费档案人员大量的时间，费时费力，

而且依赖人工清点图纸张数很容易失误，影响了后续工作的开展。

2、无线射频技术

使用无线射频技术能够快速定位到所要使用的图纸，减少了员工的找图时间，既节省了时间，

提高了员工的安全，提高了图纸管理的工作效率，尤其是在公司业务比较繁忙发图比较多时，

能够在短时间内完成抽图配图工作，保证了发图的顺利进行。

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4.66

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