提高工作效率的方法思维导图

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2022-11-17

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职场通用提高工作效率的小技巧

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思维导图大纲

第四章如何收集信息并进行高效沟通

通过客户访谈，收集有效信息

访谈的7个策略

1、让受访者的上司，安排你与受访者的访谈

2、两个人一组，相互配合

3、多倾听，少引导

4、对于一些关键的问题，要多做“复述”

5、多采用“旁敲侧击”的方式

6、不要一次问得太多

7、采用考伦波策略

运用“知、感、行”进行高效沟通

高效沟通的模式

知：找出谈话的重点，使得对方能够立刻就听明白

感：立即感受到对方所要表达的需求

行：根据对方的需求，马上采购合适的行动

“知、感、行”的训练方法

1、在清晰地表达自己的要点前，首先要明白对方的需求点，这样才能让对方能够立即明白我们所表达的观点是对方想搞清楚的事情

2、等到我们表达结束以后，必须让对方有表达自己想法的意愿，让对方尽量用一句话表达清楚，然后我们把它记录下来

3、当我们做出表达后，应该让对方有所行动，或者要求对方只用一句话就明确表达自己的态度，并把它记录下来

第五章如何高效地解决问题

解决问题的七步成诗法

第一步：描述问题

1、明确企业需要解决的基本问题

2、具体的，有内容的描述问题

3、清楚地列出问题涉及的各方面信息

第二步：分解问题

1、对问题进行分解的原因

问题分解，是提出假设的基础

1、提出初始假设

2、搜集相关资料

3、证明或推翻假设

4、完成咨询报告

在分解问题时，可以设置问题的优先顺序，进而理清我们的思路

2、问题分解的具体原则

1、保证内容全面，充分，没有遗漏

2、问题分解后的各个要素之间要相互独立

3、问题分解的方法

1、寻宝游戏。不断的提出各种假设，并不断地修正自己的假设

2、追根溯源。探讨产生问题的更深层次的原因，而且要多问几个为什么。

3、使用图形分解描述的问题

鱼骨图：其分析步骤如下：

1、对问题的原因进行分析

2、从问题开始，逐步进行分解

3、使用逻辑树解决问题

4、逻辑树的结束点，就是问题的最终原因

问题图：其分析步骤如下

1、假设判断

2、提出假设

3、寻找论据

4、证明或否决假设

逻辑图：其分析步骤如下：

1、判断问题的相关原因

2、提出问题时，可用“是”或“否”回答问题

3、按照逻辑进行排序，并找出相关事实依据

4、得出各种选择

4、对产生问题的各种因素进行取舍分析方法

使用“二八法则”，发现关键驱动的因素

使用头脑风暴法，进行验证

第三步：去掉非关键问题

进宪问题规划时，要特别注点具体环节，并制定相应的行动计划:

1、描述问题

2、假设问题

3、分析问题

4、分析问题所垛的资料来源

5、对解决问题各部分工作进行分工和计划

6、提交报告

第四步：整理信息

1、编辑，整理，核实资料，具本步骤如下：

1、检查资料是否完整

分析资料的来源

分资料对进行交叉核对

2、核实记录的描述是否清晰

3、排除或改正资料的错误

4、把收集的资料制作成统一的格式

2、将资料进行整理，分类。具本步骤如下：

1、把资料按照时间分类

表明资料变化的趋势和速度

找出资料随机性和周期性的波动特征

2、把资料按照部门分类

检查各部门之间存在的问题

加强各个部门之间的联系

3、把资料按照责任分类。找出每一个具体问题的责任承担者

4、把资料按照结构和过程进行分类

确定资料的局部变革，是如何影响整体的

把一些具有影响全局能力的个别单位，要特别注意

5、把资料按照影因素进行分类，即把影响问题各个因素之间关系的资料进行分类

第五步：分析和论证，深入分析关键因素

1、分析和论证的原则

1、要以假设为前提，以事实为依据，最后采用结构化进行论证

2、分析时要尽可能简化

3、要充分利用团队而不是个人的力量

4、对困难要做好一定的心理准备

5、不要害怕创新的理论和方法

2、分析论证的方法

1、因果分析，注意事项如下：

1、不能把问题的结果当成原因

2、寻找问题的主要原因

3、使用一果多因以及一因多果的方式

2、比例分析，注意事项如下：

1、分析的因素之间可用比例度量

2、定性关系可以用比例度量

3、要同标准或者已知的情况做比较

3、标杆比较，注意事项如下：

1、确定一些能够进行标杆比较的问题

2、找到最佳等级的竞争对手

3、收集相关的标杆数据

4、比较分析企业自身与标杆企业之间的差距

5、制定一整套缩小与标杆企业之间的差距

4、趋势分析，注意事项如下：

1、关注相关数扰，资料信息的发展趋势

2、未来的信息不是过去信息发展趋势的延伸

3、采用德尔菲调查法

5、模型分析，注意事项如下：

1、要体现咨询公司具有的实力及特色

2、采用大量的资料与项目经验作为分析基础

3、采用专有的，差别化的分析方法

第六步：提出建议，导出总结性的结论

1、总结问题，我并得出分析的具体结果

2、根据结果建立相关的论点，但应注意，要按照结构化的方式组织的我们的论点

3、根据前面得出的论点，进一步推出解决方案的建议。

第七步：表达方案，得到客户的认可

1、对问题性质与内容进行描述时，可采用下列图表

历史对比图

柱状图

饼状图

散点图

2、对问题进行分解，并描述导致问题发生的各种原因时，可采用下列图表

树状图

鱼骨图

3、对问题进行分析论述时，可采用一些模型图

第三章如何带领团队完成合作

团队的内部沟通

沟通模式：自上而下，自下而上

如何确保团队的信息通畅

1、要确保团队成员清楚项目的基本框架，确保他们都在内部的消息圈内

2、要确保团队负责人能够跟上团队的进展

3、要通过四处起动了解相关信息

传递信息的关键因素

3个特征：简洁、完整、有一定的结构

注意重要信息的保密

1、重要的文件绝对不能乱丢，乱扔

2、下班离开办公室时，要注意锁好自己办公桌的抽屉与文件柜

3、不要在你的团队之外谈论关于工作的细节部分

4、不能将公司的敏感文件随便拿到公共场所，因为竞争对手对这类文件非常感兴趣

5、留心电话里的谈是否会被录音，另外，在发传真，电子邮件以及语音信息，也要特别提高警惕

第二章如何服务客户

打造卓越的客户体验

客户体验之一：定义愿景

关键：是“单环节视角”向“端到端视角”的转换，也就是从某个特定问题的切入点出发，却忽略了更重的整个购物体验过程的“端到端体验”

措施：

1、定期召开客户体验愿景的研讨会

2、收集一线员工对有关客户体验的反馈

3、通过调研小组倾听并掌握客户的心声和需求

客户体验之二：识别痛点

满足企业的相应要求，具体如何实施：

1、找出对企业至关重要的因素，并予以确认

2、找出哪些因素与达到客户的期望紧密联系，并确认企业能够产生最大的经济效应

3、找到并提供客户最关注要素

4、找出提升客户满意度的所有因素

5、找出能够比竞争对手做得更好的因素

6、制订一个能够实现目标的计划

我们在识别企业的关键点和痛点时，首先要绘制出客户体验的整个过程，考虑有关的客户类型，活动以及沟通渠道等因素的所有可能的组合。然后，我们就可以利用掌握的大数据库，得出客户的满意度与盈利之间的关系

还应从查询，订购，运输，支付，跟踪，收货，投诉和索赔等相关环节细致地展开调查

客户体验之三：塑造新客户体验

客户体验之四：授权一线员工

1、给一线员工充分授权，并用共同的愿景引导他们

2、还可以把服务的质量标准作为行为框架和原则，制定一套定义时确且能确衡量标准的行为准则

客户体验之五：创新机制

与客户团队的目标保持一致

把我们的目标变成客户团队的目标

让客户团队与我们站在一起成为一个整体的关键，是将我们的目标变成客户团队的目标

带给客户才队一段美好的经历

与客户团队展开社交活动

让客户参与工作，学会与“讨债”打交道

理解客户的打算与意图

获得客户公司各方面支持

推介方案，要面向公司的整体

如何获得整个公司的支持

1、对方案进行适当调整，使其适合不同的听众

2、尊重我们的听众

方案的实施要非常严谨

1、要为公司实施一项很大的变革，就必须按计划执行

2、要找专人负责方案的实施

3、要强调完成项目方案的最后期限

第一章如何提升个人能力

不要杂乱无章的进行工作

1、首先要把办公桌上所有与当前工作无关的东西全部清理干净，然后把需要处理的资料全部找出，并分类，放置最明显的位置

2、不要轻易放弃现在正在做的工作

3、当完成一项荼后，我们要立即将与其相关的资料收拾整齐

培养分析及解决问题的能力

要多读书，多学习（要掌握以下内容）

1、当其他人提供知识描述时我们不能轻易接受，除非对方可以给出一个“可靠的论据”否则全都只能是参考，也就是要批判性地吸收，接受知识

2、有利于我们分辨出哪些是无用的知识，哪些是有用的知识；或者哪些是虚假的知识，哪些是真实的知识

3、有利我们提高分析，判断的能力，使得我们在阅读时能够抓住关键问题和重点问题

要多思考，多实践

1、抓住核心

2、思考前要明确所思考的对象的概念

3、思考绝对不是凭空思考，必须要有基础

“冥想”是理清思路的好方法

从简单到复杂，先摘好摘的果子

先易后难，短时间内更容易的工作

成功都是逐步积累的结果

一次只做一件事

高效管理时间的技巧

严格执行“二八法则” 。(处理工作是要分清轻重缓急，进行排序)

1、重要且紧急的工作

2、重要却不紧急的工作

3、紧急去并不重要的工作

4、既不紧急又不重要的工作

养成良好的工作习惯

提高工作效率

不要乱放东西，使用完毕之后要物归原处

将所有整理好的东西编号，然后再贴上标签，并按照计划好的顺序来做

做好记录，因为“好记性不好烂笔头”

处理文件

要迅速回复

把文件迅速归档，以避免丢失

对那些没用的文件上要及时清理，以免浪费空间和时间

优秀员工必备的良好工作习惯

培养自己的人脉

牢记对方的姓名，这是培养自己人脉的开端

尝试选择不同的场所和时间与对方见面

无论自己多忙，每周都要抽出时间与不同的人见面

培训自己思考没有标准答案的问题的习惯

既要学会读书，也要学会思考

通过关注新闻培养市场感

1、在关注新闻之后，我们首先应该考虑人们会有哪些反应

2、不仅要注意新闻，还要注意新闻的登载方式

3、培养同时读多份报纸的习惯

培养逻辑推理习惯

借助纸和笔来思考

良好的着装习惯

管理时间的习惯

拥有良好的沟通效率

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第五章 如何高效地解决问题

第三章 如何带领团队完成合作

第二章 如何服务客户