《印象笔记留给你的空间》建立个人任务管理系统思维导图

ZYJ

2022-11-03

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任务组成

任务管理

个人任务管理

关于建立个人任务管理系统

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思维导图大纲

5.1　关于任务管理

5.1.1任务清单与将来/也许（Someday/Maybe）

“将来/也许”清单里的事情，一旦有了明确的计划，就可以转化为任务。

5.1.2　任务组成

对于任务管理，归根结底是关于行动和资料的管理。

任务由行动组成，而任务的完成，又需要有和任务相关的信息和资料。二者紧密相关，缺一不可。

1.行动清单

明确任务的第一步行动

如何收购公司”这样高深的话题。而总经理说的是：对于这个工作任务，我做的第一件事情，是拿出电话黄页找到那家公司的电话，然后给那家公司的前台打电话。总经理想说：再复杂的一项工作任务，都是从第一步行动开始的。

很多事情无法开展，往往卡在第一步行动。

当任务找到第一步行动，任务就会变得简单。

怕请不下来假？怕火车票不好买？不妨直接执行这个任务的第一步行动：“登录12306铁路客户服务中心网站购买一张去西藏的卧铺票”。

明日复明日，明日何其多。想想自己有多少事情被你拖来拖去，拖到最后执行的欲望没有了

为任务建立行动清单

行动清单。这里面的行动，都应该是一个可执行的行动。

一个可以执行的行动，必须包含几个元素：“动词”、“场景”、“人物”，

发邮件给Terry通知下周末开跨部门会议。这其中“发邮件”是动词和场景，只有一件事情有了动词，才有了行动的方法，不至于落入空谈。

明确做一件事情的场景，可以进行批处理，例如我们可以将邮件放在一起发，电话在一起打

一件事情委托给他人完成时，我们可以建立一个“等待”清单，将等待别人回复的事情，放入这个清单，随时跟进进度，防止因为别人拖延工作进度而导致自己的工作无法开展。

将任务分解成行动，当我们在执行这个任务时，只需要对照行动清单就可以了。你可以将行动清单放入印象笔记，然后执行的时候逐个检查。

2.参考资料

5.1.3　任务管理的三个关注层面

无论是行动还是资料，任务管理都需要关注三个核心层面：工作流、经验库和知识体系。

工作流

无论是行动还是资料，正在进行的任务都需要比较频繁地更新，而正在进行的任务需要你区分对待，这样有助于我们将更多精力集中在正在进行中的任务。

对于正在进行中的任务和行动，我们需要做的是：

（1）将任务分解为行动

（2）将正在进行的任务的相关资料存储在指定地点

经验库

当一项任务结束后对于行动我们可以反思值得称赞和需要改进的地方，对于资料我们可以加工整理后保存，为下一次工作提供参考

工作经验的积累、学习经验的沉淀都在不断地总结中进行，在工作任务中建立经验库，就是将每一次实践的经验沉淀下来，作为下一次工作任务的参考。

见招拆招并不是很好解决问题的方法，每次结束一项工作，从中获取经验，才会让我们在实践中不断成长。

简单的事情重复做，重复的事情有规律地做。随着实践的不断深入，我们得到的经验也就越多。

知识体系

我们会对这些关注点有一个清晰地把握，哪些是重要的、哪些是不重要的、哪些是现在关注的、哪些是未来关注的。

工作、家庭、人际关系、兴趣爱好、精神、健康、财富等方面，

5.2　专注当下工作流

5.2.1排除一切杂念的任务工作流

将精力专注在当前任务上，做事情可以降低很多干扰。

纸质资料

我们可以使用风琴夹和单页文件套管理正在进行的工作任务。无论你的电子化程度多高，在现阶段还是不可避免的需要管理很多纸质资料。你可以在任务结束后，将纸质资料电子化，但是当任务正在进行时，纸质资料是必不可少的。

电子资料

当前工作任务”笔记本组

处理邮件时，在收件箱中建立“当前任务”文件夹

5.2.2　用印象笔记管理任务工作流

1.管理行动清单

利用提醒功能进行提示

可以在笔记中设计提醒功能，以保证行动能够有效执行。

2.管理任务资料

对普通任务建立“当前任务笔记本组”

无论是行动还是资料，任务管理都需要关注三个核心层面：工作流、经验库和知识体系。

要关注三个核心层面：工作流、经验库和知识体系

你在酒店登记入住的时候，可以留意很多酒店有一个车子，里面放满了文件夹。每一个文件夹，代表一个房间，当有客人入住时，会产生一些纸质资料，例如登记信息、身份证复印件、账单等，这些资料虽然很小，但是管理起来也不是很容易，管理不好就可能将不同客房客人的信息张冠李戴。以房间进行区分，这些文件夹用来管理当前正在入住的客人所需要的相关资料，当客人退房后，这些资料会被清空，有些录入电脑系统，有些丢弃。

试想一下，如果你的各类纸张、笔记都混在一起，那找起来就会很麻烦，而使用一个简单的工具，就可以解决这些问题。

如果笔记中存放着文件，可以直接在印象笔记中打开后进行编辑，完成编辑后保存即可，印象笔记会保存更新过的版本。

如果邮件中带有附件，可以使用印象笔记专用邮箱将邮件的正文和附件保存至印象笔记，随时编辑修改，这样就解决了在邮件中不方便编辑附件的问题。

为复杂和常用的任务单独建立笔记本组

3.高效方法

（1）即时通信工具

用印象笔记管理当前任务时，对于即时通信工具的聊天记录要随时保存。

微信公众号“我的印象笔记”

使用合并笔记功能

使用第三方客户端

你可以使用一些专门为印象笔记设计的记录软件，例如IMemo爱墨（Evermemo）、Textever等软件。这些软件界面比较清爽，速度较快。可以绑定印象笔记账户，写在这里的笔记会直接保存在印象笔记中。

Textever基于苹果iOS系统开发，功能更为强大，可以编辑笔记并上传图片。

（2）邮件管理

使用印象笔记“发送邮件到”邮箱

通过邮件共享笔记

通过协同工作管理工作任务

无论使用邮件还是使用即时通信工具传送文件，都需要保存在一个地方。工作习惯好的人可能会有自己的文件管理系统，工作习惯不好的人，文件随便丢，找的时候到处抓瞎。

建立协同工作区，文件可以集中保存，和工作任务有关的信息也可以集中保存，大家可以把所有和工作任务有关的资料集中存放在一个笔记本，这样尽可能多收集和这个工作任务有关的资料和信息，由于集中保存，大家所看到的文件版本是一致的，信息是一致的，不会出现偏差，每一个人想获得和工作任务有关的资料都会变得比较容易。

应用实例：共享工作区出版《三人行》电子杂志

每个月月初我都会在当月工作区中建立一条笔记，列出本月杂志的行动清单，以及人员分配、各项工作的截止时间等，如果大家有问题，也会直接在这个笔记本中留言，不需要频繁的邮件沟通，所有信息大家都看得很清楚。

然后每个人写的稿子，以及用到的素材，在搜集完毕后，会统一保存到这个笔记本。虽然各自收集资料，但是收集好的资料都会汇总在一个地方，大家也不需要再额外找地方保存这些资料，减少了很多工作量。

杂志制作完成后，主编会把完成的电子杂志放在这个笔记本中，然后我负责通过网盘进行共享，微博进行传播。

5.3　建立个人经验库

5.3.1　任务完成后的行动后反思

一项任务，当我们第一次做时，会有很多陌生的地方，即使有经验可以参考，我们也没有办法判定各项行动是否合理，完成工作的品质是否合格，所以我们需要反复不断地实践和总结。伴随着每一次的总结，我们完成这项任务会越来越熟练，品质也会越来越高，而我们的个人能力也会在这个过程中逐渐提升。

在一次工作任务结束后，可以进行以下几个方面的总结：

（1）工作任务是否达到预期的目标？在执行的过程中是否偏离目标？最初的目的（Why）是什么？实际发生了什么？

（2）通过这个工作任务，我从中学到了什么？

3）我可以采取哪些行动？立刻可以实施的有哪些？

（4）工作任务在哪些方面值得改进？在下一次工作任务可以实施的有哪些？

职业讲师讲的课程多了，有些内容会有遗忘，可以偶尔翻看一些，会让后续的课程开发更具备灵感。

5.3.2　任务资料的加工与组织

如果想达到掌控的境界，就需要我们不停地积累经验

经验从哪里来？除了向他人学习，还需要在每一次实践的基础上进行总结和沉淀。站在巨人肩膀上的同时，还能每次上一个新台阶。

当一项工作任务结束后，我们需要对整个工作任务的资料进行整理，形成经验库，供下一次任务参考。

在印象笔记中区分工作流和经验库

使用分类和标签对笔记进行管理

印象笔记可以建立250个笔记本，标签可以建立10000个。

对于不同类型的经验库，只需要建立一个笔记本即可，然后使用标签对每一次的工作任务进行区分。

而对于标签，由于标签支持多级嵌套，一个标签下可以无限嵌套另外一个标签，即使标签的数量再多，也比较容易整理。

5.3.3　纸质资料电子化

1.对于不再有用的资料，果断丢弃

2.纸质资料电子化

5.3.4　从工作流到经验库

为笔记加标签

（1）任务名称标签

在“r如何阅读一本书”前面加上一个字母，标签多了，可以根据字母顺序进行排序。通过添加任务名称标签，我们可以查找不同任务的资料，加上时间则可以按照时间来进行排序。

此外印象笔记的标签支持搜索功能，只需要在搜索中输入名称，就可以找到相关的标签，点击这个“任务名称”标签，就能够找到和这次培训相关的资料。

（2）扩展标签

通过对笔记的加工，与某一个工作任务有关的资料，都可以作为经验库的一部分，而添加了“扩展标签”的笔记，则增加了更多的维度，在需要的时候，能够作为我们的参考资料，拓展思路，这条笔记也成了我们个人情报库的一部分，逐渐丰富我们的知识体系。

5.3.5　建立常用工作模板

当一项任务反复进行时，我们所获取的经验也会随之越来越多。这时候我们就可以考虑为经常进行的工作任务制定标准化工作流程SOP，把行动清单固定，即“重复的事情标准化”。

针对行动，建立标准化清单。针对资料建立标准化资料，同时在印象笔记中设立一个“标准化工作区”笔记本，将标准化清单和标准化资料都保存在这个笔记本中。

1.建立标准化流程（SOP）

飞机是大型的飞行器，执行一次飞行任务需要很多的操作过程，这个环节中哪怕忽略一个细节，都可能会造成危险，人都有可能会犯错误，为了避免这个问题，在航空业会大量使用清单。标准化的清单规避操作性错误的同时，也为飞机驾驶员节约了脑力，这些清单让飞行员操作飞机更安全，一旦出现紧急情况，也可以有更多的精力应对。

日常生活中的小事还列清单，则会让人觉得死板。其实简单的清单不会让我们变死板，还可以去除我们的“心猿”，

而将工作任务行动标准化后，我们的大脑就不需要再费力去想我的下一步行动是什么，只需要按照清单上标识的步骤去做就好了。

你可以直接将行动清单整理至印象笔记，每一次工作任务开始时，选择这条笔记，并右键选择“复制笔记”，就可以将笔记内容复制到指定的笔记本，这个清单就会成为你的行动指南。

应用实例：出差清单

关于建立标准化清单，还有几点需要注意：

（1）标准化清单需要不断完善。

这样让我们的工作不断地优化，做事情的品质也会越来越高。

（2）不用太复杂

（3）流程要建立在反复实践的基础上，任何不经过实践调查的拍脑门行为都是没有价值的。

2.建立常用资料库

标准化工作区

如何知道哪些资料需要标准化？你可以针对行动清单进行梳理，看工作任务中，哪些环节用到的资料可以重复使用，把这些资料移动到“标准化工作区”中。

2块钱的裁纸刀买成了100 元的裁纸机后，如图5-25所示，我对这份清单做了改善。在印象笔记中添加了实物图片和网购链接，如果对方实在不知道到哪里去买，直接通过我提供的网站链接下单购买就可以了。

清单的建立不是一蹴而就，而是在不断地纠错和修改后日臻完善。

另外，针对一些重复进行的工作，我还设计了不同类型的邮件模板。

尚未合作过的客户需要课程大纲，合作中的客户需要沟通模板，独立发布信息需要个人介绍等。

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