①文头部分：又称版头，位于公文第一页的上端，约占一张公文纸的1/3。文头包括必备项目和必要项目。必备项目是：发文机关、发文字号。（发文机关就是发出公文的机关，要用大号字套红，如果是下行文必须在发文机关后面加印“文件”二字。如果是上行、平行文则只印发发文机关，即被称为“红头文件”；发文字号包括机关代字、年份、发文序号三部分），例如：国发【2010】6号是指国务院2010年第6号发文；必要项目是：秘密等级、紧急程度、签发人、文件序号。（秘密等级分绝密、机密、秘密等级，用3号黑体字标印；紧急程度分“特急”、“急件”，紧急电报则分“特急”、“加急”、“平急”三级，在密级以下标明紧急程度时也用3号黑体字标明；签发人在向上级机关行文时标注。）
②内文部分：是指文头横线以下的“文本”，包括标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间等项目。（标题是公文的题目，联合行文时主办单位放在最前。主送机关是主要送达的机关，即负责办理或答复该文主要内容的 机关，上行文只有一个主送机关，下行文可有若干各主送机关，普发性公文（命令、公告、通告等）可以不要写主送机关。附件是附属于正文的文件或材料，一种是见于发布、批转、转发性通知所带的附件，一种对正件起到说明、印证、参考作用。印章要上不压正文、下要骑年盖月。成文时间是指公文开始生效的时间。
③文尾部分：主要标明与理解、发放公文有关的事项，包括附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、印制份数等项目。
附注是对正文有关内容或有关事项的注释、说明。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或词性词组。一件公文一般标3—5个主题词，按类别词、类属词、文种词的顺序排列。1993年8月中央办公厅出版《公文主题词表》共收主题词4239个，1994年4月国务院办公厅秘书局《国务院公文主题词表》收主题词15类共1000个主题词。
