今天是你妻子的生日,早晨,你和妻子召开家庭“会议”,本来想讨论一下晚餐怎么安排。结果却从过生日讨论到今年该去哪里度假,从度假想到可爱的儿子,进而讨论到今天谁到学校接孩子的议题。
谈话结束的时候,似乎什么成果也没有,你们依然没决定晚上该去哪里晚餐,今年该到哪里度假,甚至晚上谁去接孩子也没定。
点评:其实企业里的会议也常常如此。战略问题和战术问题常常混为一谈,领导冷不丁地转换话题,一会儿是极其具体的迟到要罚款多少,一会儿是公司面对经济危机该如何转型。问题是,即使是最聪明的人也难以完成必要的前后转换。因而不可能每个人都同时跟随主题推进。来回扯皮之间,时间大段大段地消耗过去,而且往往难以形成有效的决议。
一个个冗长而低效的会议,就这样诞生了。而且还在不断诞生着,比如此刻。
许多经理人都常常感叹,为什么自己总有开不完的会?会议不仅多,而且总是那么长。本打算开一个小时的,最后两个小时也解决不了问题。
对部门主管来说,即使是小型的会议,也不能疏忽会前准备工作,这直接影响着会议的效果。
首先,设计好会议议程和议题。作为部门主管,通常都会在会前设计好要讨论的议题。比如:总结上周工作、汇报下周工作,沟通重要项目的实施情况、提出新项目或课题等。但是许多主管却常常忽视一件事,就是议题虽然设计好了,但是需要达成的目标、需要决定的要点、采取什么样的沟通形式(比如:头脑风暴),却没有提前考虑好。
于是,会议就变成了无休止的沟通和讨论,头绪越来越多,根本无法达成任何结果。
因此,主管在会前要做的是加法,尽可能将议题细化:讨论什么议题、达成什么结果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定;而在会中,则要做减法,要把议题清晰地引向你设计的方案中。
其次,会前几天要公布议题。主管不但要自己明晰议题,更要让大家知道。许多部门会议,员工在会前对要讨论什么都一无所知。没有准备之战,又如何打得胜呢?主管要尽可能在会前两三天,哪怕是前一天通知大家会上要讨论的内容,可以让大家做一个较充分的预习和准备,必能使效率倍增。
再次,确定参加者。有的主管会说,部门总共就这十几个、几十个人,所有内容都大家一块讨论呗,也能多些参考意见。但事实上,让许多与议题无关的人参会,只会让会议效率变得更低。比如:非相关人在不明情况下发言,其意见的参考价值会大大减弱,甚至会误导相关人的看法,同时会议时间也必然增长。事实上,对于那些非相关人,不如干脆不要浪费他们的时间。或者,对于有必要让更多人了解的决议,可以由主管进行会后通报,或者用简报的形式去通报亦可。