备用金是什么？实际报销的账务该如何处理？思维导图

泪尽

2022-12-29

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账务

报销

不少粉丝问过关于备用金的问题，小会收集了相关问题后，发现大家对于备用金的管理以及报销的问题不太清楚，今天给大家系统讲一下。

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思维导图大纲

什么是备用金?

企业有些部门平时的零星支出比较多，如果消费一次就申请一次费用，流程冗杂，效率低下。备用金制度可以在一定程度上解决这一问题：由企业拨给部门一定的金额，由专人管理，部门的开销从这份金额里预支，消费后报销。这部分拨来的金额就是备用金，每次报销完后要补充金额，回到最初的数值。

根据企业的管理制度不同，备用金制度主要分为定额备用金制度和非定额备用金制度。如果部门或员工经常消费的金额是差不多的，那么企业可以使用定额备用金制度，该额度必须是经过事先核定的符合实际的;如果部门或员工的零星支出较多，金额不定，可以制定非定额备用金制度。

怎么管理备用金?

备用金的管理分两个方面，一个是保管管理，一个是借支管理。根据实际情况，lolo总结了以下几个方面的管理要点。

保管管理的内容包括：

1. 适用范围：规定哪些部门、哪些业务是备用金支出范围，不在该范围内的采取银行转账等支付方式，可参考国务院《现金管理暂行条例》：

现金管理暂行条例

2. 使用金额：使用备用金的部门或员工，采用定额备用金制度还是非定额备用金制度?

3. 保管人：备用金须由专人保管，定期清查盘点，逐月结清，防止挪用或滥用;对报销部门或员工提交的消费凭证，保管人要进行严格审核，妥善保管相关凭证;

4. 汇报：备用金保管人应每月编制备用金支出一览表或报表报送财务部负责人，及时反映备用金使用情况。

借支管理的内容包括：

1. 借款前：使用备用金的部门或员工在借支备用金前，应填写“备用金借款单”，注明借款金额和业务说明，如果有特殊情况的可以报上级部门或经理批准;

2. 报销时：部门或员工在消费后应取得合格有效的发票，及时报给备用金管理人员以补充备用金金额。

实际报销的账务处理

例如，由于行政部经常采购，每月有多笔零星支出，2019年12月，树图网给行政部设立了备用金账户，额度为1000元，由出纳员管理。2020年1月，行政部的小王找维修公司维修了空调，支出550元。取得维修公司开具的发票后，小王报给了出纳。

1. 设立备用金账户：

借：库存现金 1000 贷：银行存款 1000借：其他应收款--备用金 1000 贷：库存现金 1000

2. 如果采用定额备用金制度，借支额度为500元，所以小王个人垫付了50元。取得发票后报销，会计做账，出纳及时补充备用金：

预借时：借：其他应收款--备用金 500 贷：库存现金 500

报销时：借：管理费用 500 其他应付款--小王 50 贷：其他应收款--备用金 500 库存现金 50

补充备用金时：借：其他应收款--备用金 500 贷：库存现金 500

3. 如果采用非定额备用金制度，小王申请了550元的备用金，维修完成后取得发票报销，会计做账，出纳及时补充备用金：

预借时：借：其他应收款--备用金 550 贷：库存现金 550

报销时：借：管理费用 550 贷：其他应收款——备用金(行政科) 550

补充备用金时：借：其他应收款--备用金 550 贷：库存现金 550

以上就是备用金的相关知识，你学会了吗?

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