一、定额管理指对经常需要使用备用金的部门核定一定金额的备用金,定额备用金在使用后凭借相关凭证(发票,汽车票,入库单等)报销,财会部门之后再按照核准的报销金额支付现金,补足备用金。
二、非定额管理就是根据企业内部员工的实际需要,按照员工填写的借款单,一次付给现金,在使用后凭借相关凭证报销,备用金有剩余的,财务部门收回。超支的,财务部门再予以支付差额。
案例:某公司对行政部门采用非定额备用金制度,行政部购买办公用品借备用金1600元,借款时,财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证,会计分录为:
行政科购买办公用品实际使用1520元。之后凭发票和入库单到财务部门报销,交还多余现金80元,财务部门编制转帐凭证一张,其会计分录为:
如果行政科购买办公用品实际花费了1780元,员工先行垫付了180元,则报销时除按规定编制转帐凭证一张,其会计分录为: