1.当企业会计档案的保管期限已满之后,会计档案如果需要销毁,则应该由企业的档案机构和会计机构一起提出档案销毁的意见,与会计部门一起进行鉴定和审查,并编制会计档案的销毁清册。
2.当机关、团体、事业单位和非国有企业的会计档案需要销毁时,需要报告给单位的领导,得到批准后才能销毁;而国有企业的会计档案,除了要经过企业领导的审查之外,还需要报请上级主管单位,并在请求批准后才可以进行销毁。
3.会计档案的保管期限满了之后,还需要检查原始凭证中是否存在未了结的债权债务,如果存在,则应该单独将其抽出,另行立卷,将其交由保管部门继续进行保管,直到这些债权债务结清为止。而建设单位仍在建设期间的会计档案,不可以销毁。
4.在会计档案销毁之前,需要按照会计档案的销毁清册逐一进行核查,各单位销毁会计档案时需要有会计档案部门的成员和财务会计部门的成员进行监销;各级主管部门销毁会计档案时,应由同级财政部门、审计部门派员参加监销;财务部门销毁会计档案时,应由同级审计部门派员参加监销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。